OmniFocus Sdries Part 09:Advanced Tips and Tricks
Asian Efficiency OmniFocus Series Ninja Edition
欢迎来到我们关于OmniFocus系列的最后几篇文章(不要担心,以后还会有更多文章),在这最后几个教程里,Thanh和我将会向你展示一些高级OmniFocus提示和技巧(或者有些人喜欢称之为OmniFocus忍术“OmniFocus ninjutsu”)

如果你错过了他们,我录制了一些关于OmniFocus功能的视频,那些仍然是非常有效的。一些本文的技巧将提供视频版本,因为我认为它们非常重要并值得重点强调的。我知道Thanh有一些很涉及到别的软件的高级技巧,这方面我会留给他。所以,在这一部分我们想强调OmniFocus中最有用但最容易被忽视的部分,并且希望你们运用它!我将还告诉你们更多的OmniFocus哲学并且采用一个适当的任务管理软件是如何改变你的生活的。让我们开始吧。

(注:Tom的案例像我们展示了如何工作-但是这篇文章最主要针对的是读者)

旗标

我们在OmniFocus系列的3到6部分讨论到了旗标,并向你展示了如何使用它们来自定义你的6项日常任务。我怎么强调这技巧是多么有用也不过分-这是来自Ive LEE 给Charles Schwab的价值25000美金的建议:写下6个你认为最重要的任务,然后从1开始做。

真正的诀窍是,你只标注6件事情,并且你知道是什么来指使你来完成它们—并且坚持去完成。当这样做几周后,你将发现你自己在事业和个人生活上会有一个惊人的成就。

在我过去的文章中,在今天的视图中有一些没有插旗标的行动组合或项目被显示。我发现了如何去修复它—只需要按照下面的方法设置过滤器:

OmniFocus Advanced: Today Filter Settings
The proper Today filter settings.

 

 

样式表

我们已经提到很多次了。你应该使用我们Asian Effciency的OmniFocus样式,从这里得到:

 

先进的项目和任务管理

 

项目状态

你可以很容易的把项目设置为即将到来(pending)或暂停的,这里是如何去设置它们:
OmniFocus Advanced: Project Statuses
Changing the project status to hold.

当你发现你需要去做别的优先级更高的任务的时候,你可以暂停这个任务。所有暂停的任务都会显示在“暂停”选项中。

把一个项目设置为即将到来,你可以设置一个以后的日期。把项目过滤器设置为活跃,他们就会显示出来。这对于看你即将到来的事情是很有帮助的。

OmniFocus Advanced: Pending Projects
Tom's Pending Projects.

 

 

最后,你可以看看项目过滤器的“暂停(Stalled)”—这里类除了你的没有任何可用的动作的项目。
OmniFocus Advanced: Stalled Projects
Tom's Stalled Projects.

 

 

日期(Dates)

我们强调我们从不使用截止日期,除非他真的100%确定一定要在一个确定的时间完成。我们建议为每件事使用开始日期。这是因为开始日期是OmniFocus知道一个项目或任务是活跃的,并使它对你变得可用。也不要害怕在将来设置开始日期。

项目类型

有两种类型的项目:顺序和平行。对于大多数情况下,你会使用并行项目。这是因为项目经常是由一群你需要去完成的行动(任务)组成的,大部分人只是在它们感到方便的时候进入,然后点击开始。

一个简单的(也是非常有用的)实验是试着这样:把你的的项目设置为“顺序“,即,直到你完成了这个任务,你才会看到下一个任务。这不可能适用于所有项目,但是当你能做到它的时候,它是非常强大的—它强迫你专注于眼前的下一步行动,然后先完成,而不是跳跃到后一个(可能不太费力)的行动。举一个例子:这是我们为Tom制作的一个顺序项目:

OmniFocus Advanced: Sequential Projects
One of Tom's Sequential Projects.

 

 

你能看到,Tom必须在为Jenny和Mary之前为Nick准备第一季度业绩报告。

 

专注忍术(Focus Ninjutsu)

Thanh已经向我们展示了聚焦(Focus)功能是多么的有用。有一件大部分人都不了解的事情是你可以按住Command然后鼠标点击不同的项目或者文件夹(和上下文),然后创建一个新的视图去看你任何想看的内容或分组。
OmniFocus Advanced: Selecting for Focus
Command-clicking projects for Focus.
OmniFocus Advanced: Focus Selected
Selected projects in focus.

 

 

嵌套(Nesting)
OmniFocus非常支持嵌套功能—去创建一个多级的文件夹和行动(不是项目!)你能在一个文件夹中创建一个文件(就像Tom的工作和工作项目文件夹),项目包含一些行动小组,行动小组里还有行动,就像这样:

OmniFocus Advanced: Nesting
An example of nesting.

 

 

嵌套让你把一个任务分成几个小步骤,而不需要去创建一个新的项目。

 

重复项目(Recurring Projects)

OmniFocus最好的功能之一就是能够创建重复项目。具体地说,我喜欢重复每天早上祷告项目,类似与这样设置:

OmniFocus Advanced: Daily Recurring Project
Settings for a daily recurring project.

 

 

 

你设置相同的开始时间和到期时间(通常是今天),并设定重复时间为一天。

 

 

键盘快捷键

完全可以自己设置:


快捷键

效果

Command + k

清除完成的任务

Control + Option + Space

快速输入(我的默认设置)

Control + Command + arrow keys

上下移动项目

Control + Command + s

同步

Tab

浏览下一个可编辑字段

 

缩写(Natural Language)

OmniFocus当输入日期的时候允许缩写。这对于设定项目或动作的开始日期(或结束日期)时非常有用:

举个例子,你可以输入:

6d (six days from now)
next tuesday (next tuesday)
next year (next calendar year)
3w 2d (three weeks and two days from now)

 

我将向你展示使用这款软件的简单的哲学部分。

 

使用哲学(Usage Philosophy)

有一件很cool的事情就是你可以使用OmniFocus来跟踪你的书籍和媒体,尤其当你阅读了很多商业、效率或其它类型的书籍。

我们建议的设置是:

把正在读的书籍放在书籍(Books)文件夹中,作为一个单独的项目。
把已看完的书籍放在一个单独的文件夹(书籍回顾)
未来要看的书放到单独行动列表(未来的书籍)

你可以把你听说的或想要看的书籍放到“未来书籍“中。当你读完手中的这本书想要看下一本的时候,你可以把未来书籍中的书单作为一个项目挪到这个书籍文件夹中。

现在你在每个项目/书籍,你可以设置你下的顺序任务:

读书
思维导图/总结书籍
读完书籍
回顾书籍
OmniFocus Advanced: Setting Up Books
Tom's Books setup.

 

当你读完每一本书,你完成了思维导图和实行,你就可以把这个项目移到回顾书单。

现在开始回顾书籍,当你看着你的思维导图/笔记,你想设置一个回顾时间段,下面是我从一个朋友处学到的:(感谢Pete!)

3天
3周
3个月
1年
2年
3年
4年
5年

在5年结束时,你可以决定你是否还想回顾这本书。OmniFocus的简单的设置让回顾变得非常容易。在项目下,你只需要简单的点击开始和截止日期:3d,3w,3m,1y,2y,3y,4y和5y
OmniFocus Advanced: Setting Review Dates
Setting review dates for a book.

你还可以使用这些回顾时间表(非常易于视线于OmniFocus系统)来设置提醒,比如你需要重申的个人领悟和信仰。

 

iOS提示和技巧

这里有iPhone和iPad程序的主要的忍者功能:

  1. 快速输入:特别是音频和图片笔记
  2. 预测试图:预测试图让你看到什么事是过去,接下来一周,每天要截止的。如果你已经适当的设置了你的OmniFocus,只设置100%需要截止的项目将会被显示。希望他们能迅速把这个功能带入Mac
  3. 地图:你必须在iOS上设置(上下文—编辑—选择上下文—位置),但是如果你经常跑你的城市的各个角落,它将变的非常有用。