OmniFocus Series Part 08: Workflows and Devices
Asian Efficiency OmniFocus Series
OmniFocus是一个非常流行的任务管理软件的原因是不仅它是一个在Mac上可用,在iPhone和iPad上同样可用。优秀的同步功能能同步你所有的苹果设备,这样你就可以随时在不同设备间更新你的任务,无论你在哪儿,用的什么设备。我们虚构的用户Tom已经拥有了这些设备。让我们看看他如何在他的日常生活中使用。

 

云同步的重要性

大多数的任务管理软件只能在一个设备访问,当你使用纸和笔来做待办事项的时候尤其是如此。不过感谢技术的发展,我们现在有奢侈的同步功能,会让我们更加有效率。当你可以从任何地方任何设备来访问你的待办事项清单的时候,你真的可以非常高效。无论你在哪里,你都能把事情做了。即使有些任务只节省了一两分钟,但这所有的任务加起来也为你节省了一大把时间。幸运的是OmniFocus在设备之间的同步方面很擅长(我本人从未失败过),这样会让你有机会无论在哪儿,使用哪个设备,都能把事情办好。

是什么让OmniFocus的云同步如此有效,就是你从任何设备记录你的任务,从而创建了一个无处不在的捕捉的可能性。你能在你使用的任何设备里捕捉,而在另一个设备的收件箱里去处理。虽然这听起来很酷,但除非你真的使用在自己的身上,你才能体会到它真正的强大之处。你再也不会忘记任何一项重要的想法。这就节省了许多分钟,头痛和金钱,但是它也给了我们大量的成功。(在一些间接的方式)为了成功的使用OmniFocus同步你的苹果设备,你需要了解没个设备是怎样被有效的运用的。

 

观点的不同级别(Different levels of views)

 

每个设备都给你一个不同的视图和方法来处理你的任务。我喜欢把它是怎样工作的类比为管理苹果商店。花一分钟时间想象你现在是雇员。作为一个苹果商店的雇员你有一种关于你的商店的直接的感觉,你将看到所有发生的事情,当你服务客户的时候你都是自己动手的。换一种说法,商店里发生的所有事情和你都非常近。尽管你有一个商店老板,你不得不跟从他的规定,服从他的管理,做他告诉你的事情。

另一方面,假设你是一个苹果商店的持有者。你能管理店内大部分的事物,但是你有时也不得不遵循区域经理的方向。你也许并不是总在商店,所以你并不是雇员们的顶头上司,但你从一个更高的角度管理他们。你监督店内的系统,流程,现金流,库存,等等。虽然你不能直接参与日常活动,但你对店内的日常活动也有很好的想法。当你在店内容工作的时候,你也可以直接去近距离行动,但你经常只是管理它。

现在假设你是一个城市的所有苹果商店的区域经理,你现在要管理多个商店。你的工作就是确保所有商店的财务运转良好并且把它们提高一个水平。因为你不能亲身前去每个商店管理,你管理他们的时候会从一个更高的视角,脑海中会有一个很大的图像,管理他们的时候会考虑全局。你远离商店的所有活动,但你每隔一段时间仍然去检查并且看看一切是否妥当。你也能在任何时间在商店里工作但是大部分时间你不需要。并且,相对于专注于一个商店,你不得不去管理一个城市的所有商店而而且试图去把他们都推向下一个等级。你有很多的责任去管理所有的商店,管理雇员和分店经理,因为它们依靠你的领导技巧。你的影响将会反映到所有的商店并商店里人的反应。

这些不同的级别的观点就是你怎样使用苹果设备去管理任务。使用iPhone就像是一个雇员,在开始水平,你做所有的事情并且把他们勾掉。你不需要在iPhone上真正的去管理事情,你只是工作在一个框架或结构中。iPhone会很快找到他们并且把他们勾掉。或者你正在路上并且需要很快的捕捉什么事,你住需要拿出你的iPhone,输入你的思想,然后继续前进。

iPad就像一个商店经理。在10000影驰,你检查你的项目并管理他们。在iPad上回顾项目和任务真的很神奇(比现在的OmniFocus的桌面版要好)。你可以躺在你的沙发上,打开OmniFocus,然后开始去管理你责任范围内的项目。而且在iPad你还有很多可以发挥,你倾向于使用OmniFocus桌面版本的初始设置和结构(假设你有三个设备并且桌面为初始设置),iPad真的非常适合管理和移动一些周围的小事情,但对于真正的重要的事情你还是需要在做面上管理。

Omnifocus cloud sync
Here is a visual representation of how each Apple device is used within the workflow.

 

 

提升一级,在20000英尺,这就是Mac。你所有的重大的决定都在Mac上做,但是你也还不得不管理不同领域的职责。当你第一次安装OmniFocus的时候你就必须对你管理的职责领域和项目有一个明确的想法。这在桌面版本很容易做到并且能很快完成。虽然你可以操作的结构很像ipad,但是你可以有更多的灵活性来移动数据。你可以在做完事情后关掉动作然后勾掉它们,你也有权利去管理一大堆项目和责任区域。

 

Tom真实世界的工作流

在起床和昨晚祷告后,Tom在他的27寸的iMac上打开他的OmniFocus,开始去看每天的行动。他回顾了他的目标,日历,事项和等待,几分钟后他出门去工作。他总是在他最喜欢的咖啡馆停下,那家咖啡馆有洛杉矶最好的洋葱奶酪和火腿。在他等待工作任务的时候,他想起来他需要发一个短信给Olivia在这周约定一个时间。所以他迅速那其他的iPhone,快速输入一个短信(打电话来安排约会在现在快节奏的洛杉矶并不适用),并得到了他的命令。

Omnifocus iPhone quick entry
Capturing on the iPhone with Omnifocus can be done quickly. Just dump-and-forget, you will process this thought later.

 

 

OmniFocus自动同步数据,Tom在他的计划视图中开始寻找一天中最重要的事情。他标记它们并且现在就一个接一个的开始干。

在几个小时后,他完成了今天最重要的任务,他和他的同事一起午饭。在吃了很多的加州寿司卷后,他走回他的办公室,然后检查他的iPhone看看在路上他是否还有什么能快速完成的事情。事实证明,他仍然需要购买一个湖人队Kobe的球衣,在回到办公室的录上就有商店。他走入商店,买到球衣,然后回去工作,所有的事情都在15分钟以内,所以他非常高效。

在你知道之前,Tom需要参加一个和CEO David一起的紧急会议。事实证明,公司做了一个全国性的电视广告,销售团队不能处理过多的来电,所以CEO需要召开紧急会议去讨论这件事。Tom在会议中拿着他的ipad并且不断的把想法输入OmniFocus中。他在OmniFocus的收件箱中输入了两个动作,现在收件箱中有三个动作了。

Omnifocus iPad inbox
Here is Tom's inbox at the end of the day as seen on his iPad.

 

 

在工作日结束的时候,Tom开始整理他的日常工作(clearing to neutral routine)。他打扫了他的办工作,设置第二天的事情,然后清理了OmniFocus的收件箱(这样确定他的收件箱中没有太多的内容)。所以当他正在收拾他的收件箱的时候,他立即发现他需要发送一个短信给Olivia。
Funny iPhone text message
It is obvious Tom Jenkins is charming with his text messages.

 

Tom在家里放松一下,他拿起他的iPad,非常舒适的触摸,然后他开始回顾他的项目。他直观的能知道他能在下一天的计划,他经常干的,但是这一次他被打断了。Olivia打电话给他,告诉他周五有回忆,希望能在今晚一起去喝酒,Tom当然同意了。