OmniFocus Series Part 06:Perspectives

Asian Efficiency OmniFocus Series

透视图是让OmniFocus变得真正有用和强大的工具。它允许你创建不同的快捷键来寻找非常特定的信息。像Aaron上篇文章说的,这就相当于有一个秘书在正确的时间给你正确的建议。本质上,所有的任务都存储在OmniFocus的数据库中。透视图就像是你发送到OmniFocus的特殊的指令,OmniFocus将会收集数据,然后并按照你喜欢的方式反馈给你。

Omnifocus Perspectives
How Omnifocus perspectives sort of work.
NOTE: The basics of Omnifocus perspective are explained in this article, but in order to fully understand it I need to make sure you’ve read the other Omnifocus articles in our article series. If you haven’t yet, you can find all Omnifocus articles here.

 

虽然OmniFocus可以存储大量的任务和信息,但它也能真正的去审查他们。一些任务在几周后的今天已经变得不可用,其余的正在进行但是下一步只能进行一个项目等等。OmniFocus允许你过滤掉所有的信息以便于你能够找到你现在面前的任务。你可以自己使用OmniFocus内置的过滤器尝试一下。确保那个眼睛图标是可见的。

Omnifocus view button
Press the view button to see the filter bar below it.

 

让我们过滤一些数据,这样设置过滤器:
确保你选择的数据文件夹在左边栏。
项目过滤=活跃的
分组=文件夹
排序=未分类的
可用性过滤=下一步行动
状态过滤=任何状态
事件过滤=任何时间

Omnifocus next actions view.
This is what Tom Jenkin's next actions list looks like.

 

 

现在在你面前,你有所有可用的下一步动作。那不是很甜蜜吗?这是一个很好的显示,当你想要推动一个项目或者立刻想要开始你的项目的时候。现在….你真的想要在每次都选择一次过滤器吗?显然不是。幸运的是,你可以你能储存这个“搜索”(过滤基本上就是一个搜索),通过透视>保存窗口为>新透视。你可以为它设置一个名称“下一步行动”,然后你就可以开始了。你可以玩转这些过滤器,但是如果你想回到过去所有的下一步行动,只需要去透视图>下一步行动。或者把试图图标放到你的工具栏中。就会更快更好!

因此,言而简之,就是透视图。他们是“保存的搜索”,或者每个类别信息的快捷方式。有这种分类功能的任务管理软件不是很多,这也是为什么OmniFocus这么酷。

 

项目透视图与上下文透视图

在OmniFocus你能有两种透视图方式:项目和上下文。两个都很必要,他们只有一点点的区别。就像名称泄露(Like the names give away),他们允许你通过项目或上下文来查看任务。记住,每个人物都属于一个项目和上下文。你也许更喜欢他们中的一种类型,我也认为这确实取决于你如何设置OmniFocus。我是用它的方式是让项目透视图来帮助监督和计划,上下文透视图更多的运用于比较特殊的情况。我将展示我如何为Tom设置透视图,这讲更加清晰。

 

默认透视图

OmniFocus默认情况下用这几个透视图

收件箱:任何临时情况都被存储在这里
项目:你所有项目的默认透视图
上下文:看你的任务的另一种方式。
截止:展示所有快过期或已过期的任务的透视图
已标注:所有被标注的任务都会出现在这里。

 

显示(Focus)

OmniFocus附带了一个很酷的功能,叫做显示/显示所有。这个功能允许你放大任何特定的区域的责任或项目,并且OmniFocus只将显示相关任务。这也会转化到透视图中(这也是为什么这个功能这么酷)

Omnifocus Focus button
Press the Focus button if you only want to see tasks in a certain area of responsibility or project.

 

Tom通过使用文件夹来区分个人生活和工作间的责任区域。如果你专注于工作文件夹,然后所有的透视图降至显示你工作文件夹的相关内容。举个例子,OmniFocus的默认的“即将到期”的透视图中将只显示你工作相关的任务。如果你再次点击显示所有,然后点击即将到期透视图,你将能看到所有的个人生活和工作相关的任务。

 

所以Focus特性最伟大的地方在于构建了一个透视图,因为它可以允许你根据自己的特殊情况定制自己的特殊界面和信息。当你在工作的时候,你不需要去看个人生活相关的任务,反之亦然。默认的OmniFocus透视图就是很不错的,但当你真正的开始定制你的透视图的时候,你将感受到OmniFocus真正的力量。

 

定制透视图

现在OmniFocus性感的一面将会出现。让我们看看我是如何为我们虚构的Tom来构建自定义透视图。他可以有四种类型的透视图(我自己想出他们的,他们并不是类似于透视图的类型这样的东西)

回顾透视图(Review perspective)
计划透视图(Planning perspective)
执行透视图(Execution perspective)
情形透视图(Situational perspective)

让我们看看我们如何为Tom使用每种类型的透视图。

 

回顾透视图

回顾透视图是给你看到所有项目,任务和更重要的事的瓶颈(使一个项目慢下来的东西)。回顾透视图就像是一个经理站在工厂的一个平台上来监督运营情况。在高级别你能看到你不同领域的职责,你也能看到需要发生什么。

回顾透视图的例子:

等待(Waiting FOr)
人(People)
每日行动(Daily actions)

 

等待

这是一个你能看到你在等待某人的所有任务的地方。这对于总是管理人和委派任务的Tom来说非常有用。无论在他的员工是否在工作,等待透视图应该显示他正在等待的东西的所有的任务。

在这个透视图中所有的任务都被标上了“等待”的上下文。向我向你展示的如何设置OmniFocus,等待透视图的人的名字会在那里。

这里是如何设置一个等待透视图:

  1. 进入你的上下文
  2. 选择等待上下文
  3. 保存透视图为“等待”

你也可以有多个等待透视图。Tom也可以用这个来区别工作和个人生活。他可以有一个等待透视图针对他个人生活中的人,和一个类似的只工作的透视图。目前,自从Tom设置了一个等待的上下文透视图后,Tom就没有分类过等待透视图。如果你想要进行设置,你需要的就是选择子上下文。按住command键,选择多个上下文并且保存为透视图。
Omnifocus Waiting For
Omnifocus Waiting For perspective.

 

人透视图是一个包含了你需要和别人合作的所有的任务。对于Tom来说,这些任务包括:

委托给别人工作
向别人询问一些东西
和某人讨论某事

当你要去管理很多人的时候,这个透视图是很有效率的。和等待透视图一起,这对于经理来说是非常必要的透视图,像Tom一样。如果你不需要管理很多人,这个透视图将不会显示的那么有价值。

这里是一些你怎样设置人透视图。这非常简单:

  1. 去上下文
  2. 选择“人”上下文
  3. 保存上下文为“人”

 

 

日常行为(Daily Actions)

每日透视图更像一个检查表,检查你需要做的事情,为了富有成效的一天。这将是你的每天早晨的例行公事(morning ritual)的一部分,但是它也可以延伸。Tom在他离开学校前有一个,他的任务包括:

回顾今天和这周的重要事件
整理OmniFocus收件箱
审查年度目标的思维导图
审核每月目标的思维导图
标记最重要的任务

 

每日行动对每个人都不同,但是基本的概念就是做确定的事情来帮助你做事情更有效率。对于一些人来说可能意味着阅读一些励志名言,观察目标,与一个朋友谈话,或者冥想。找出你要做什么,尽管我认为Tom做的相当好,但这也只是一个起点。

这里教你如何设置一个日常透视图:

  1. 点击项目
  2. 点击单个日常项目清单
  3. 点击Focus
  4. 选择这些过滤器:项目过滤=活跃,分组=未归类,排序=未排序的,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间。
  5. 保存透视图为“日常”

 

Omnifocus Daily perspective.
The Omnifocus Daily perspective, it acts like your daily checklist of things to do to set yourself up for a productive day.

 

 

现在Tom能遵循这个清单每天提升自己的生产力。

 

计划的透视图

计划对于时间管理上至关重要。在任何给定的时间你应该知道你有多少时间可以分配给你的计划(这就是为什么我总是提倡大家使用日历类型的系统)。在计划透视图,Tom需要能够得到所有在他面前的可执行的任务。这有助于他从各种任务重找到最重要的任务,通过标记任务来做到。

 

在Gtd中,这意味着计划透视图显示所有可用的下一步行动和任务。如果你带有日历功能的任务管理程序,你马上就知道还有多少任务可以完成。如果你的表明你那天有四个会议,那么你比没会议的那天有更少的时间来完成任务。

了解了他的时间表,Tom可以根据计划透视图找到愿意付出努力的工作。这是从如何规划的角度来说。下面是你如何设置计划透视图:

  1. 去项目
  2. 选择工作文件夹
  3. 点击Focus
  4. 选择过滤器:项目过滤=活跃,分组=未归类,排序=未排序的,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间。
  5. 保存透视图为“工作:计划

 

Omnifocus Planning
The planning perspective shows you all available actions you can flag.

 

现在你可以看这个透视图,得到他的所有的可用任务,并且选一个插上旗标。

 

 

情形透视图(Situational Perspectives)

一个情形透视图将会给你基于…的任务,你的可能取决于几个因素的情况:

位置
工具
情绪/能量水平

 

情境透视图是很棒的,因为他们根据你的具体(重复)情况给i呃逆任务列表。他们都是基于上下文,所以你设置的方式直接影响到你的情境透视图。让让我给你将两个例子,来告诉你为什么他们这么棒:

 

位置

最常见的一位置透视图是一个”任务(Errands)”透视图,它真的是一个有用的透视图。这是我个人最喜欢的一个。任务透视图基本上是给你一个你需要做的任务列表。

这里是如何设置一个任务透视图。

  1. 去上下文
  2. 选择任务上下文
  3. 设置过滤器:上下文过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间
  4. 保存透视图为“任务“

 

Omnifocus Errands perspective.
Omnifocus Errands perspective.

 

这个透视图将显示Tom所有的任务,基本上任何的“任务“的上下文都是可用的。

同样,你可以在其他地点也设定自定义透视图,例如家或者办公室。有一些特定的任务你只能在家或者在办公室才能做,所以建立一个相应的透视图是非常有用的。

对于Tom来说,任务透视图看上去更多的是一种个人的事情。如果他需要为公司做事,他通常会委派给别人那个工作。他很聪明。但是但他确实有一个办公室透视图用以展示他只能在办公室。(比如在工作时间)设置这些也非常简单:

  1. 去上下文
  2. 选择办公室上下文
  3. 设定过滤:上下文过滤=剩余,分组=上下文,排序=上下文,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间。
  4. 保存透视图为办公室

 

对于一个家庭透视图,只需要选择家的上下文代替办公室上下文,依照上面的步骤设置即可。

 

 

工具

对于大多数人来说一个常用的工具就是电子邮件,在后面的系列我们将会向你展示如何在OmniFocus中使用Email,但是现在你知道可以将任务分配给电子邮件。也许你需要回复一封需要大量的想法或者时间的电子邮件,或者要回复很多封,无论是哪种方式,为你所有的电子邮件准备一个透视图是非常好的。

尤其是对Tom来说。他通过电子邮件委派工作,所以OmniFocus对他来说极其重要。所有要做的就是显示一个电子邮件列表,这里是你怎样设置它:

  1. 去上下文透视图
  2. 选择Email上下文
  3. 设置过滤:上下文过滤=剩余,分组=项目,排序=项目,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间。
  4. 保存透视图为“Email”

 

还有许多其他的工具,你可以构建透视图:

电话—一些你需要打电话或发短信的名单
移动—你需要在智能手机或平板电脑中处理

如果你有一个经常使用的工具,我强烈建议你设置一个透视图,对于Tom来说,Email就足够好了。

 

情绪/能量水平

受到Tony Schwartz(in The Power of Full Engagement)的启发,你能根据你的情绪或者能量水平来创建上下文。你的能量水平是及其重要的生产力,如果你累了,那是没有办法做很多有质量的工作的。同样,缺乏睡眠同样会影响生产力。有时候你会觉得懒惰或者你想拖延,而且在大多数情况下,人们只会浪费他们的时间。我们发现当你低能量的时候你也可以很具有生产力。

这就是为什么我们创建“低能量“ 上下文。每个人物都没有最后期限,并不需要太多的注意力和精力,而这些都是需要完成的,就是有低能量上下文很棒。当你觉得拖延的时候这些任务是你能做的。

 

Tom也可以把这些用于他的个人生活。每当他下班回家感到疲累的时候,他就能看看低能量任务并且仍然保持效率。或者他的能量水平很低的任何时候,Tom只把这个透视图使用在他的个人生活任务中,但是对于工作也是可行的。

 

这里有如何设置你的低能量,我们更喜欢称之为反拖延的透视图:

  1. 去上下文
  2. 选择低能量上下文
  3. 选择这些过滤:上下文过滤=剩余,分组=项目,排序=项目,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,时间过滤=任何时间。
  4. 保存这个透视图为“反拖延”(Anti-Procrastinate)

 

每当Tom感到无精打采像拖延的时候,他所需要的就是看看他的这个透视图并且看看他能做的任务。干掉拖延!他甚至也许有助于,我们所说的,太阳耀斑(solar flaring

现在Tom已经有了他的所有透视图,他能把它们放到工具栏中,并且通过一个点击就能进入。

 

 

透视图的力量

希望这篇文章和Aaron的那篇文章能让你知道在OmniFocus中透视图是多么强大。透视图就是OmniFocus为什么如此强大的原因,并且能帮助你更有效率。虽然我们已经给了很多关于透视图的例子,但是每个人的透视图都将不同。最终你想根据你自己的需求来构建你的透视图。

这里是Tom的更新数据文件。(你能把这个导入到OmniFocus中,并且看看如何视线透视图)

点击这里下载。