OMniFocus Series Part 05: 透视图

这周,我们非常兴奋的介绍透视图功能(Perspectives)。透视图功能是OmniFocus区别于其它竞争者的最主要的工具-他们显示了OmniFocus背后真实的力量。

OmniFocus在核心上是一个非常大和非常复杂的数据库。用极客的话说,透视图就是当你访问的时候能够结构化的检索到特定的信息。一个更生动的方式来形容透视图功能,就是你是用透视图就像是有一个私人助理,告诉你准确的和你只需要知道的内容。

创建透视图

用OmniFocus创建一个透视图是很简单的。你把侧边栏,工具栏和过滤器设置成你需要的方式(注:你能够在你的透视图中隐藏侧边栏和工具栏,并且它们将保持这种方式),然后你你选择透视图并且点击保存成上下文(Save As form the context menu),然后保存。
OmniFocus Creating Custom Perspectives

如果你想为你的透视图添加一个漂亮的图标,你能点击导航栏到透视图,显示透视图然后选择一个高分辨率的图标来使用,任何一个图像文件都可以使用,但我们建议你在网上找一个定制的Mac图标。

 

OmniFocus Adding Perspective Icons

iOS的透视图

关于iOS的透视图我们也做一个简短的说明:在现阶段,iOS设备似乎只支持上下文的透视图,但不幸的是项目的试图功能往往是更有用的。我们讲在接下来的一部分继续讨论。

 

默认的OmniFocus视角

让我们看看默认的OmniFocus视角,并且让我们看看我们虚构的OmniFocus用户Tom如何把它们使用到工作流中。

 

收件箱

打开收件箱透视图,额,你的收件箱。在那里唯一的任务就是输入任务、笔记和项目进入OmniFocus。任何你的剪切和发送到OmniFocus的工具也在这里。在默认情况下,它建立了一个为Tom的使用的一个默认的项目透视图。Tom在它的Mac旁边的话,无论何时他需要输入任务,他都能把任务输到这儿—通过iPhone或iPad中输入的工作流,项目也更容易在这里结束。

OmniFocus: Tom Jenkins' Inbox
Tom's Inbox.

项目

项目透视图是OmniFocus的默认透视图,并且当你正在使用程序的时候,你应该从一个要去(to go)的角度。它非常适用于看全部的计划,特别是你想得到你生活中发生的一切的自上而下的观点。Tom可能会花大部分时间用来在他的试图里计划时间(或者在你在下文中将看到的自定义计划透视图)

如果你熟练掌握了你的任务,你就能实际上根据项目透视图来工作—虽然我不会推荐给每个人。

 

上下文

上下文透视是一个有弹性的项目透视。它通过你分配的环境来分配你的任务。

我个人从不使用上下文透视图,除非设置了自定义的上下文角度透视图。对于Tom来说,他也许发现上下文对于区分他的工作和个人任务很有用。并且如果你有一个直接需要跟进的报告,它也是很有用的,例如:

OmniFocus: Tom Jenkins' Contexts Perspective

 

焦点(Focus)

焦点相对于试图来说更像是一种功能-它把别的任务都隐藏了,从而本质上把选定的项目或上下文放大了。

 

截止(Due)

我个人没有使用过这个功能。

旗标(Flagged)

我唯一用到旗标的地方是在iPhone或iPad中—去显示最近必须要完成的6件工作和个人生活的任务。Tom也许在工作中使用透视图,尽管他更可能会使用如下的一个定制的观点:

OmniFocus: Tom Jenkins' Flagged Perspective

 

回顾(Review)

正如我在之前的文章提到,Omnifocus的回顾功能我很少去使用,而且我也很少推荐人们去使用。但是如果你想跳到直接以每周为基础的项目中,这里是你要做的:
OmniFocus: Tom Jenkins' Review Perspective

完成(Completed)

完成的透透视图会显示你在上下文中完成的所有的任务和项目。这是一个好主意,但是实现的话是有问题的,尤其是当你有一个每天都重复要完成的项目。

Thanh向你展示了这些如何为Tom设置,但是我在这里加入了我的观点。
OmniFocus: Tom Jenkins' Daily Rituals
如你所见,我已经为Tom添加了一个简单morning ritual,和用于他的工作的一个。用一个完成的视角来标注问题。

OmniFocus: Tom Jenkins' Completed Perspective

定制的透视图

工作收件箱(Work Inbox)

Tom需要的第一个自定义透视图就是Tom需要创建一个侧重于他的工作的收件箱。他可以做到这些:通过在项目透视图中选择工作收件箱,点击焦点(Focus)然后作为透视图保存。

OmniFocus: Tom Jenkins' Work Inbox

 

Tom收件箱的过滤器设置应和标准项目透视图的设置相同。

 

 

今天透视图(Today Perspectives)

今天透视图就是向你展示你讲话大量的时间做什么—他们向你展示你正在你的电脑前,工作一整天。他们帮助你只关注你手头的工作,并且屏蔽一切。当Tom在工作的时候,他想要他今天:工作透视图只展示今天必须要完成的6个目标。

OmniFocus: Tom Jenkins' Today: Work Perspective

这里是你怎样要设置:

  1. 选择工作和个人文件夹,点击显示(Focus)
  2. 没有工具栏
  3. 没有侧边栏
  4. 过滤器设置:未归类,截止日期,任何状态,旗标,任何时间。

 

OmniFocus Custom Today Perspective
Custom Today Perspective Settings.

 

这里教你如何隐藏工具栏和侧栏:

OmniFocus Hiding Toolbar and Sidebar
Hiding the toolbar and sidebar.

 

 

对于Tom,将有两个今日透视图:一个是为工作,一个是为个人。

这种透视图在某些地方有一些bug—有时候没被标记出的行动集合和项目也会被标记出来。发生这种情况是因为有一些任务虽然已完成,但因为已标记的原因还是被检查。解决的方法也很简单,在你把他标记为已完成前,把旗标取消即可。

 

 

计划透视图(Plan Perspectives)

计划透视图是你用来组织你的材料,并且帮助你计划生活的区域。把它想象成一个默认透视图的更显示的版本。它也显示收件箱(也能很恼人),但是你能做什么。你应该在组织项目和标记取消标记他们的一天的时间里使用计划透视图。

OmniFocus: Tom Jenkins' Plan: Personal Perspective
Tom's Plan: Personal Perspective.

 

这里是你如何设置它:

  1. 选择工作和个人生活文件夹,点击显示(Focus)
  2. 过滤器设置:剩余,文件夹,开始,剩余,任何状态,任何时间。
  3. OmniFocus Custom Plan Perspective
  4. Custom Plan Perspective Settings.

 

对于Tom来说,将会有3个计划透视图:一个针对工作,一个针对个人生活,一个针对书籍。

 

下一个动作透视图(Next Action Perspectives)

下一个动作透视图和计划透视图稍微不同-他们让你看到每个项目中你下一步干什么,给出你项目中下一步该去做什么的主意。
设置:

  1. 选择工作和个人生活文件夹,点击显示(Focus)
  2. 过滤器设置:剩余,未归类,未排序,下一个动作,任何状态,任何时间。

OmniFocus Custom Next Action Perspective
Custom Next Action Perspective Settings.

 

如果你熟练掌握事情,下一步透视图就显得不是那么有用。但是在Tom的案例中,他能看到他的工作任务并且能非常快的看到他的项目进行的怎么样了,还知道接下来要做什么。

 

完成透视图(Completed Pewrspectives)
完成透视图非常有用(像Tom),如果你需要像某人报告的话—他们展示你已经完成了什么,并且能够用来向你的老板或者经理创建报告。

OmniFocus: Tom Jenkins' Completed: Personal Perspective
Tom's Completed: Personal Perspective

设置:

  1. 选择工作或个人生活文件夹,点击Focus
  2. 过滤器设置:所有的项目,完成,完成,完成,任何状态,任何时间、
  3. OmniFocus Custom Completed Perspective
  4. Custom Completed Perspective Settings.

c
完成透视图的最主要问题是他们在需要每天都完成的任务上容易产生问题。

 

日常事务透视图

日常事务透视图提供了一个快速简洁的接入到你的日常习惯和你计划的重复项目(例如每周,每月的行动和回顾),这里时Tom的。
OmniFocus: Tom Jenkins' Daily Actions
Tom's Daily Actions Perspective.

 

 

这里是设置方法:

  1. 选择重复行动文件夹并选择Focus
  2. 过滤器设置:剩余,未归类,未排序,剩余,任何状态,任何时间。
  3. OmniFocus Custom Daily Actions Perspective
  4. Custom Daily Actions Perspective Settings.

 

反拖延透视图

最后的自定义透视图是反拖延透视图,这是我最经常使用的唯一的上下文透视图。还记得我向你展示如何设置上下文吗(contexts as headspaces)?这是为什么,当你感觉能量值低下并且没有什么心情去上班,你只需要简单的去反拖延透视图并且开始勾选容易的行动。

这里教你如何设置它:

  1. 去上下文
  2. 在上下文侧边栏中选择反拖延
  3. 选择Focus
  4. 过滤器设置:剩余,上下文,项目,可用的,任何状态,任何时间。
  5. OmniFocus Custom Anti-Procrastinate Perspective
  6. Custom Anti-Procrastinate Perspective Settings.

这里是Tom的反拖延清单。
OmniFocus Tom Jenkins' Anti-Procrastinate Perspective
Tom's Anti-Procrastinate List.

 

工具栏快捷键

 

让我们最后看看定制的Tom的工具栏。添加自定义透视的工具栏,你只需要简单的右键单击或点击它,然后选择定制的工具。从这里,你只需要拖拽定制试图来添加或是移除它。

OmniFocus Toolbar Customization
Adding Perspectives to the Toolbar.

 

对Tom来说,我们建议他定制今天和计划透视图在工具栏中,以便于更好的进入。我们也建议他加入每天行动(Daily Actions)透视图和反拖延透视图。

 

你能在这里下载更新的Tom’s rtuals