OmniFocus Series Part 04:Working With OmniFocus

我很兴奋地分享我如何实现Omnifocus和谐GTD(Getting Things Done)的方法系统。虽然我不是一个真正的GTD的人,但我使用相同的框架。这个阶段的GTD排列好,为创建一个工作流与Omnifocus。我将向您展示如何应用这个可以用Omnifocus阶段的阶段。
对于那些没有意识到或忘记GTD系统的人,我在这里再次强调一遍,他们是:

  1. 捕捉
  2. 处理
  3. 组织
  4. 审查

我将使用这个框架来告诉您一个工作流,用Omnifocus工作。经过几个月的反复试验和研究其他人的Omnifocus工作流,我想我想出了一个伟大的解决方案,将被应用到我们的虚构的用户汤姆·詹金斯的案例里。

 

捕捉

捕获的过程就是把您的想法写入Omnifocus。所有这些想法最终收在收件箱。目标是让您的想法留在收件箱里,只要您一有想法,而不是担心是否认为这是可行的或是不可行的。后面的心态捕捉可以被描述为“转储并忘记”。您想让您的思想在收件箱里,而不是担心细节,稍后再处理它(在处理阶段,因为后面解释)。因为有时您会有许多想法在您的脑海中闪过,您最不想发生的事是,你忘记其中的某个。因为会遗忘,故您得确保每一个想法都将被保存。

有多种方法可以让您的想法留在收件箱,像iPhone和iPad版本的Omnifocus(假设您有这些设备同步)。对于简单的这篇文章中我将会坚持按照Omnifocus桌面版本。在另一篇文章中,我将展示您可以如何将iPhone和iPad到你的工作流。

Inbox视图

 

快捷入口

现在会有一些时候,您不是直接在Omnifocus,但您希望能够把行动项目写进您的收件箱。这就是快速进入快捷入口。您想知道这个快捷方式就像以您的生命作为赌注那样。如果在凌晨4点,我进入您家,叫醒您,然后问您,您快速进入的快捷方式是什么,您应该可以回答它而不需经过任何思考。这就是这个快捷方式的重要之处。
在我的第一篇关于使用Omnifocus的文章中,我已经向您展示了我的捷径是控制+选项+空格键。如果你忘记了,在那里你可以找到捷径:

  1. 按命令+,(逗号)
  2. General选项卡。
  3. 看看你的快速进入快捷方式。

这就是我的快速输入框:

 

快速输入框是一个快速记录想法的伟大的方式。通过单击齿轮图标,您可以更改一点视窗。

 

剪切

另一个有用的快捷方式,是要知道剪切快捷方式。再一次,以防您忘了在哪里找到它,而不是一般的选项卡,去剪下的选项卡。我的捷径是选择+命令+;(是的,分号)。这是一个让您想玩玩看它是如何工作的快捷键。
当您选择文本并使用剪切快捷时,快速输入框将打开与选择的文本作为你注意到你的行动项目。您的动作项的标题通常是程序的名字和文件名,但是您想要改变这个,当然是为一些更有用的和可操作的。就我个人而言,我只使用这个为我想再读的文章。
通常我用在线书签标注所有我想再读的文章。当我有时间时,我会通过线书签来阅读这些文章。然而,有些时候我想采取行动的时间更早的一篇文章比我随意使用在线书签。这是当我将创建一个任务,Omnifocus的剪裁快捷方式。
您可以通过保存URL作为你的笔记。突出显示地址栏,使用你的剪切快捷键,瞧。如果您也知道您的浏览器的快捷方式强调URL栏(在Chrome里它是命令+ L),您可以得到这个捕获真的做得很快,且不需要鼠标。
另一种方式剪切东西放进Omnifocus是通过使用你的鼠标。
1。选择一些随机的文本。
2。右击。
3。服务> Omnifocus:发送到收件箱。

选择一些文本,右键单击它并将它发送给Omnifocus的收件箱。
这是相同的使用你的剪切快捷方式。使用您喜欢的那种方法。后者,用鼠标,通常我喜欢当我把电子邮件到Omnifocus。那是因为我用的邮政飞机带着Omnifocus,而且它有一个不错的插件,将链接到电子邮件在注意的行动项目(编辑:这篇文章是现场直播)。

处理

处理是清理您的收件箱的行为。在您清理了您所有在收件箱的想法之后,就是时候将这些想法转化为可实施的项目了,把它们放在正确的项目,并给他们正确的上下文。这就是您经历一个一个的想法,并将它们转化为一些您可以采取行动的项目。
假设您已经设置您的项目和环境中,这个过程应该是相当简单的,不应该花太多时间。让处理收件箱成为一个仪式,并在每天都固定时间。如果您像我和汤姆一样, 当您隔了2 - 3天,再看您的收件箱时,它会让您发疯。
您最好每天至少一次处理您的收件箱。在早上做的第一件事和/或在您停止一天的工作时是最好的时间。我的习惯是在这两个时间都处理。尤其是当您像我一样,亚伦和虚构的汤姆,当你拥有多个设备和云同步工作。有很多奇怪的时候我捕获在我的iPhone,就像当我在一个日期或在一个酒吧,还一个手拿着啤酒。是的…。我真的不喜欢这个失去我那么多重要想法的感觉!
就像大卫·艾伦说得在GTD,对于这个想法您要问您自己的第一个问题是:
这是可行的吗?
有时候,虽然您记下这个,但是当您再处理你的收件箱时,您发现那个想法是没用的了。您可以放心地删除这样的想法并去处理下一个了。例如,某个晚上出去,您在您的iPhone里写着下周某个时间您应该打电话给您的前妻。然而,当第二天您清醒时,您很确定打这个电话是一个坏主意。所以各个想法就像这样被删除。
然而,如果项目是可行的(对我而言,这意味着它在2周内可以做)就把它放进正确的项目里并写下适当的上下文。也会有这样的项目,您在某种程度上想去做,但近期不想做。诸如访问一个国家,烹饪,使用一张优惠券,或订购一个新的iMac马上出来的新版本。任何你不能很快执行,把那些放在您的哪天/也许列表里并附上适当的上下文。
最重要的是,当您在处理时您没有跳过任何重要细节。这是一个过程,您填写所有细节,把所有物品放在适当的项目并给出恰当的上下文。和任何其它细节你保持你的行动项目标准太。就像我自己,我分配预估的时间到每一个任务。
同样,您写的越具体越好。把写下的结果来作为行动项目是一个坏主意,因为它是不特定的也是不可行的。例如:
湖人的门票
    卢普.菲亚斯科的歌曲
Hootsuite
GTD的书
衬衫

它并不少见,人们写下他们想要的结果。当您读到列表时,您知道马上就要做什么吗?很可能不是。这是一个您可以对自己使用的简单的测试。如果您不确定您的列表是不是清晰的:其他人看到这个列表时知道要做什么吗?如果他们可以,您的行动项目就是合理和清晰的。
最简单的方法是通过把动词固定在您的行动项目前。让我们用某些特定的动词再次修改下这个列表:
订购湖人的门票
添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲
研究如何使用Hootsuite
订购GTD
买一件新衬衫

您知道的。当您读到的一个内容时,尤其当你扫到要做的事情时,您马上就知道你能做什么。你可以更进一步地让其更加具体。例如:
关于湖人的比赛给尼克电子邮件,问他是否可以订购票
•添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲到在Spotify里的我的“工作”的播放列表
•研究如何使用Hootsuite为Twitter和Facebook账户提供自动化的消息
•在亚马逊上订购由大卫·艾伦为我的Kindle所作的GTD一书
•在梅尔罗斯的HB商店买一件新的白色的Hugo Boss衬衫
再来一次,越具体越好。以后当您在处理一个很久以前添加的的行动项目时,您会感谢您自己的。
我还有一个规则,只有行动项目花费的时间小于50分钟时才会存储在我的项目中。这是因为我的工作是在和50/10周期建议构建者汤姆·詹金斯做同样的事情。你工作50分钟(不间断的时间),然后休息10分钟。每2周期,您需要一个30 - 45分钟的休息(有点像一个双番茄工作法)。您想让这就像钟表一样准确无误。(我承认,并不是所有的我的日子必像那样。我只是人类。但对于大多数日子,确实,这让我非常富有成效。)
因此,如果您有一个任务花费的时间超过50分钟,它就没有意义。如果您怀疑一个任务花费的时间超过50分钟,告诉您,那您需要把任务分成更小的部分。这种方式您可以确保在您的宝贵的不间断的时间里您总是可以完成工作。另一个好处是当您觉得手头的任务不是太大、太难处理时,您不太可能会拖延。唯一要注意的是,这条规则并不适用于所有动作项目和异常情况,这通常适用于跑腿的情况。在某些情况下,这些可能持续几个小时。
还有一件关于处理得事。您可能出现的想法不能变成一个行动项目,因为是项目。我的定义的项目是一个期望的结果,需要超过一个行动项目。像“毛伊岛度假”或“切换到Mac”这样的想法显然需要不止一个步骤。在这些情况下,您必须做一个新项目。有时,当有些事确实需要超过一个步骤,但是可以在一个及时的时间内完成的事时,这是不值得去创建一个新项目的。这是当行动组是非常有效时。如果您不知道行动组织是什么、找出我们的高级Omnifocus功能的文章。

 

处理是清理您的收件箱的行为。在您清理了您所有在收件箱的想法之后,就是时候将这些想法转化为可实施的项目了,把它们放在正确的项目,并给他们正确的上下文。这就是您经历一个一个的想法,并将它们转化为一些您可以采取行动的项目。
假设您已经设置您的项目和环境中,这个过程应该是相当简单的,不应该花太多时间。让处理收件箱成为一个仪式,并在每天都固定时间。如果您像我和汤姆一样, 当您隔了2 - 3天,再看您的收件箱时,它会让您发疯。
您最好每天至少一次处理您的收件箱。在早上做的第一件事和/或在您停止一天的工作时是最好的时间。我的习惯是在这两个时间都处理。尤其是当您像我一样,亚伦和虚构的汤姆,当你拥有多个设备和云同步工作。有很多奇怪的时候我捕获在我的iPhone,就像当我在一个日期或在一个酒吧,还一个手拿着啤酒。是的…。我真的不喜欢这个失去我那么多重要想法的感觉!
就像大卫·艾伦说得在GTD,对于这个想法您要问您自己的第一个问题是:
这是可行的吗?
有时候,虽然您记下这个,但是当您再处理你的收件箱时,您发现那个想法是没用的了。您可以放心地删除这样的想法并去处理下一个了。例如,某个晚上出去,您在您的iPhone里写着下周某个时间您应该打电话给您的前妻。然而,当第二天您清醒时,您很确定打这个电话是一个坏主意。所以各个想法就像这样被删除。
然而,如果项目是可行的(对我而言,这意味着它在2周内可以做)就把它放进正确的项目里并写下适当的上下文。也会有这样的项目,您在某种程度上想去做,但近期不想做。诸如访问一个国家,烹饪,使用一张优惠券,或订购一个新的iMac马上出来的新版本。任何你不能很快执行,把那些放在您的哪天/也许列表里并附上适当的上下文。
最重要的是,当您在处理时您没有跳过任何重要细节。这是一个过程,您填写所有细节,把所有物品放在适当的项目并给出恰当的上下文。和任何其它细节你保持你的行动项目标准太。就像我自己,我分配预估的时间到每一个任务。
同样,您写的越具体越好。把写下的结果来作为行动项目是一个坏主意,因为它是不特定的也是不可行的。例如:
湖人的门票
    卢普.菲亚斯科的歌曲
Hootsuite
GTD的书
衬衫

它并不少见,人们写下他们想要的结果。当您读到列表时,您知道马上就要做什么吗?很可能不是。这是一个您可以对自己使用的简单的测试。如果您不确定您的列表是不是清晰的:其他人看到这个列表时知道要做什么吗?如果他们可以,您的行动项目就是合理和清晰的。
最简单的方法是通过把动词固定在您的行动项目前。让我们用某些特定的动词再次修改下这个列表:
订购湖人的门票
添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲
研究如何使用Hootsuite
订购GTD
买一件新衬衫

您知道的。当您读到的一个内容时,尤其当你扫到要做的事情时,您马上就知道你能做什么。你可以更进一步地让其更加具体。例如:
关于湖人的比赛给尼克电子邮件,问他是否可以订购票
•添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲到在Spotify里的我的“工作”的播放列表
•研究如何使用Hootsuite为Twitter和Facebook账户提供自动化的消息
•在亚马逊上订购由大卫·艾伦为我的Kindle所作的GTD一书
•在梅尔罗斯的HB商店买一件新的白色的Hugo Boss衬衫
再来一次,越具体越好。以后当您在处理一个很久以前添加的的行动项目时,您会感谢您自己的。
我还有一个规则,只有行动项目花费的时间小于50分钟时才会存储在我的项目中。这是因为我的工作是在和50/10周期建议构建者汤姆·詹金斯做同样的事情。你工作50分钟(不间断的时间),然后休息10分钟。每2周期,您需要一个30 - 45分钟的休息(有点像一个双番茄工作法)。您想让这就像钟表一样准确无误。(我承认,并不是所有的我的日子必像那样。我只是人类。但对于大多数日子,确实,这让我非常富有成效。)
因此,如果您有一个任务花费的时间超过50分钟,它就没有意义。如果您怀疑一个任务花费的时间超过50分钟,告诉您,那您需要把任务分成更小的部分。这种方式您可以确保在您的宝贵的不间断的时间里您总是可以完成工作。另一个好处是当您觉得手头的任务不是太大、太难处理时,您不太可能会拖延。唯一要注意的是,这条规则并不适用于所有动作项目和异常情况,这通常适用于跑腿的情况。在某些情况下,这些可能持续几个小时。
还有一件关于处理得事。您可能出现的想法不能变成一个行动项目,因为是项目。我的定义的项目是一个期望的结果,需要超过一个行动项目。像“毛伊岛度假”或“切换到Mac”这样的想法显然需要不止一个步骤。在这些情况下,您必须做一个新项目。有时,当有些事确实需要超过一个步骤,但是可以在一个及时的时间内完成的事时,这是不值得去创建一个新项目的。这是当行动组是非常有效时。如果您不知道行动组织是什么、找出我们的高级Omnifocus功能的文章。

处理是清理您的收件箱的行为。在您清理了您所有在收件箱的想法之后,就是时候将这些想法转化为可实施的项目了,把它们放在正确的项目,并给他们正确的上下文。这就是您经历一个一个的想法,并将它们转化为一些您可以采取行动的项目。
假设您已经设置您的项目和环境中,这个过程应该是相当简单的,不应该花太多时间。让处理收件箱成为一个仪式,并在每天都固定时间。如果您像我和汤姆一样, 当您隔了2 - 3天,再看您的收件箱时,它会让您发疯。
您最好每天至少一次处理您的收件箱。在早上做的第一件事和/或在您停止一天的工作时是最好的时间。我的习惯是在这两个时间都处理。尤其是当您像我一样,亚伦和虚构的汤姆,当你拥有多个设备和云同步工作。有很多奇怪的时候我捕获在我的iPhone,就像当我在一个日期或在一个酒吧,还一个手拿着啤酒。是的…。我真的不喜欢这个失去我那么多重要想法的感觉!
就像大卫·艾伦说得在GTD,对于这个想法您要问您自己的第一个问题是:
这是可行的吗?
有时候,虽然您记下这个,但是当您再处理你的收件箱时,您发现那个想法是没用的了。您可以放心地删除这样的想法并去处理下一个了。例如,某个晚上出去,您在您的iPhone里写着下周某个时间您应该打电话给您的前妻。然而,当第二天您清醒时,您很确定打这个电话是一个坏主意。所以各个想法就像这样被删除。
然而,如果项目是可行的(对我而言,这意味着它在2周内可以做)就把它放进正确的项目里并写下适当的上下文。也会有这样的项目,您在某种程度上想去做,但近期不想做。诸如访问一个国家,烹饪,使用一张优惠券,或订购一个新的iMac马上出来的新版本。任何你不能很快执行,把那些放在您的哪天/也许列表里并附上适当的上下文。
最重要的是,当您在处理时您没有跳过任何重要细节。这是一个过程,您填写所有细节,把所有物品放在适当的项目并给出恰当的上下文。和任何其它细节你保持你的行动项目标准太。就像我自己,我分配预估的时间到每一个任务。
同样,您写的越具体越好。把写下的结果来作为行动项目是一个坏主意,因为它是不特定的也是不可行的。例如:
湖人的门票
    卢普.菲亚斯科的歌曲
Hootsuite
GTD的书
衬衫

它并不少见,人们写下他们想要的结果。当您读到列表时,您知道马上就要做什么吗?很可能不是。这是一个您可以对自己使用的简单的测试。如果您不确定您的列表是不是清晰的:其他人看到这个列表时知道要做什么吗?如果他们可以,您的行动项目就是合理和清晰的。
最简单的方法是通过把动词固定在您的行动项目前。让我们用某些特定的动词再次修改下这个列表:
订购湖人的门票
添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲
研究如何使用Hootsuite
订购GTD
买一件新衬衫

您知道的。当您读到的一个内容时,尤其当你扫到要做的事情时,您马上就知道你能做什么。你可以更进一步地让其更加具体。例如:
关于湖人的比赛给尼克电子邮件,问他是否可以订购票
•添加最新卢普.菲亚斯科的歌曲到在Spotify里的我的“工作”的播放列表
•研究如何使用Hootsuite为Twitter和Facebook账户提供自动化的消息
•在亚马逊上订购由大卫·艾伦为我的Kindle所作的GTD一书
•在梅尔罗斯的HB商店买一件新的白色的Hugo Boss衬衫
再来一次,越具体越好。以后当您在处理一个很久以前添加的的行动项目时,您会感谢您自己的。
我还有一个规则,只有行动项目花费的时间小于50分钟时才会存储在我的项目中。这是因为我的工作是在和50/10周期建议构建者汤姆·詹金斯做同样的事情。你工作50分钟(不间断的时间),然后休息10分钟。每2周期,您需要一个30 - 45分钟的休息(有点像一个双番茄工作法)。您想让这就像钟表一样准确无误。(我承认,并不是所有的我的日子必像那样。我只是人类。但对于大多数日子,确实,这让我非常富有成效。)
因此,如果您有一个任务花费的时间超过50分钟,它就没有意义。如果您怀疑一个任务花费的时间超过50分钟,告诉您,那您需要把任务分成更小的部分。这种方式您可以确保在您的宝贵的不间断的时间里您总是可以完成工作。另一个好处是当您觉得手头的任务不是太大、太难处理时,您不太可能会拖延。唯一要注意的是,这条规则并不适用于所有动作项目和异常情况,这通常适用于跑腿的情况。在某些情况下,这些可能持续几个小时。
还有一件关于处理得事。您可能出现的想法不能变成一个行动项目,因为是项目。我的定义的项目是一个期望的结果,需要超过一个行动项目。像“毛伊岛度假”或“切换到Mac”这样的想法显然需要不止一个步骤。在这些情况下,您必须做一个新项目。有时,当有些事确实需要超过一个步骤,但是可以在一个及时的时间内完成的事时,这是不值得去创建一个新项目的。这是当行动组是非常有效时。如果您不知道行动组织是什么、找出我们的高级Omnifocus功能的文章。

 

组织

 

哇。这已经是很多工作了。嗯, 现在我们更加精彩的一半要来了。在现实中,捕捉和处理不会占用太多的时间。幸运的是,组织也不需要。因为在处理阶段,当你把行动项目放在恰当的项目里并写下他们适当的上下文时,您已经做了这个。
当你第一次开始使用Omnifocus时,组织需要很多时间。这就是为什么我们已经在我们的第一和第二篇文章里深度的讲解了。一旦组织结构被设置了,您唯一要做的组织就是当您处理行动项目时。

 

审查

我的审查程序有两部分。一个是每周回顾所有的项目,第二个是每天回顾那一天您需要做的。
每周回顾就是您在哪坐下来, 在审查模式下打开Omnifocus (在iPad上这样做是很棒的),并查看你所有的项目。这里有一些您应该问问自己的事情:
我可以移动想法从我的哪天/也许列表并转换成单个动作列表或项目么?
这个项目仍然是流行的么•或我能把它搁置了吗?
每一个项目都有下一步行动吗?
每一个项目是否有行动项目在顺序了吗?
虽然这看起来可能像是很多的工作和想法,但在现实中,这个过程是非常快的。审查是一个确保整个系统的工作和您不断向前进的过程。所有这些GTD阶段都是互相依赖,并且为了让这个系统工作,您需要定期查看您的项目。
我不可能更强调这个了。审查周期是非常重要的。不久前在一个酒吧,我遇到了一个美丽的女孩,她声称她读GTD。我非常怀疑她,所以我问她:“在GTD中什么是最重要的阶段呢?”她回答说,“审查周期。是它让GTD系统完整并工作。”就是那时我知道她和我将会成为非常好的朋友。这故事的寓意是:回顾您的项目是至关重要的。

这是一种典型的日常评审,或者仪式会前准备工作,在您开始您的一天时,您可以使用做一个清单。

现在我审查制度的第二部分是我的日常回顾。或者,正如Aaron称之为“打结方法仪式”。前提是,您通过固定的步骤,确保您自己度过富有成效的一天。用正确的步骤开始好的一天生活,最好是有一个富有成效的清晨,您为自己设定了标准,您将完成很多工作。
这里有一些事情我建议您做一个日常的评论:
看看您的年度和月度目标。
看看您日历中今天或本周的重要事件。
看看您的等待透视图。
处理Omnifocus的收件箱。
选择我一天的最重要的任务(麻省理工学院)。
通过回顾您的目标,您提醒您自己您为什么会去做您要做的工作,它给您什么动机来把事情做好。日历让您知道您是否有任何重要的最后期限,会议、约会或其他时间敏感事件的到来。这很重要,因为它影响了那一天您可以做多少工作。等待透视图显示您是否您需要跟着谁、或是当您正在等人时的下一步行动的步骤。收件箱的处理就是我前面所描述的。
最后一个步骤需要一个解释。挑选您一天中最重要的任务时是这个过程,您看您所有的下一个行动和可用的行动项目,您可以挑3 – 5您想在那一天完成的任务。当您开始您的一天,您决定什么是那一天最重要的需要完成的。
这需要负很大的责任,因为现在您最终决定什么是对您最重要的。Omnifocus可能会给您很多要做的事情,但是为了每天每个区域的责任您只会执行最大的5个行动项目。通过坚持完成每天最大的5行动项目,您强迫自己优先考虑。花大量的时间从事有很小重要性的项目,这是一种犯罪。这是您在所有时间内都想避免的,但它在很多人身上发生着。通过强迫自己一天只做5行动项目,您将确信您可能会完成最高的价值的工作。
通过萎靡不振的项目你可以创建你自己的像许多任务经理做的“今天的观点”。所有您标记的物品就可以在标记的角度里被找到,它就像一个“今天”视图。
我还想给也在做类似的事情的Sven Fechner荣誉,他描述了他如何使用这种类型的日常回顾。

在这一点上您所有的行动项目,项目,和上下文是有组织的。您已经完成您的日常回顾,在这您选择了最重要的任务。现在是时候来执行。这也是最容易的部分。
所有的您要做的就是看看您标记的行动并一个一个地执行它们。这里的动机是在一天内完成所有的这些工作,因为您知道,通过完成所有这些您已经真的有一个富有成效的一天,且您已经接近实现您的目标了。记住,这些标记的行动都是您从您的日常回顾中选择的高价值和重要的任务。通过完成它们您是富有成效的,您可能是在用最佳方法利用您的时间。

汤姆·詹金斯工作流


现在,您知道我的工作流是如何放在一起,我想给您完全展示它是如何工作的。下面是一个关于汤姆詹金斯的Omnifocus数据库工作流的视频应用。您将看到如何完成捕捉灵感,处理收件箱,重要的审查周期,挑选您一天最重要的任务。

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这是准系统版本的工作流。在未来的文章系列中,当我们讨论的角度来看,我们将完成工作流,让它工作得更好。但本质是还在这里。
这是汤姆的更新OmniFocus数据库