OmniFocus Series Part 03: Working with OmniFocus

欢迎回到我们的OmniFocus系列教程

如果你还没有阅读第1部分和第2部分,我建议你先阅读它们——他们会告诉关于如何设置和开始使用OmniFocus。本文将向您展示我是如何使用OmniFocus作为任务管理和生产力工具的——也就是说如何“把事情做好”。

但首先,我有一个小事要向大家坦白:我不使用GTD系统.我再很久以前读过这本书,并且大方地借用了一些有用的想法,然后其余部分按照我自己的想法去做。我发现在日常生活和工作中找到什么是有用的,然后将它整合到现有的工作中,会使我变得更有效率——你也会发现,它可能也会使你更富有成效。

我知道很多生产力专家(如Thanh)是纯粹的GTD者——他们喜欢这个系统,将不惜一切来保卫它。但是我认为需要画条线,坚持这一系统的目的是为了帮助人们变得富有生产力,而根据自己的条件修改这一系统会使其更有成效。

所以就让我们开始吧——让我们看看工作都是怎么被完成的。而要做到这一点,我们就需要重新请出Tom大神。

.Working With Tom

自从我们上次离开Tom,他已经能很好的设置OmniFocus,包括一些项目和一些层次结构和一些上下文,但是在他的收件箱仍有很多未加工的任务,而且还有一些不多的AE的项目。今天,我将向您展示如何整理这一切,然后向您展示Tom实际上是每天是怎样工作的。我已不记得GTD工作流是什么,但是它很可能非常类似于我现在做的:

1、收集

2、组织

3、会前准备工作仪式(设置工作)

4、工作后的仪式

5、检查

6、工作

让我们看看每个细节。

 

Collecting

使工作有效率的第一步是收集。这同样适用于传统商业意义上的文书工作和电话,但你也可以收集随机的思想、观念,或者你听到的东西。我们通过OmniFocus收件箱收集这些,其中你可以看到汤姆的收件箱:

你也可以在iPhone和iPad上的OmniFocus收件箱里收集,或者通过“发送到OmniFocus收件箱”快捷方式收集,它是集成到苹果的邮件程序。你也可以在餐巾背面(或手上)记下想法,然后转移到你的OmniFocus收件箱。在汤姆的情况下,我们上次见到他以来,他已要求更多的收件箱项目:

作为一个例子,上面第四项是关于建立一个公司博客,它被编写在汤姆的iPhone的笔记上

因为它更长一些,所以汤姆有时会不想耐心的等待OmniFocus来加载和“优化”它的数据库。你也可以直接通过OmniFocus来收集,而且你可以捕捉图片和音频录音到你的收件箱。

Simple Rule: 
You can collect data and tasks anytime and anywhere via any medium – so long as they eventually end up in your OmniFocus inbox. 你可以收集数据和任务随时随地通过任何媒介——只要他们最终能进入你OmniFocus收件箱。

 

Organizing

Tom的下一步的工作流程是组织。你应把它当作技能或非常特殊的思想状态,你基本上是在同一时间规划和排序。对于一些人来说,把现在的任务移动到以后(特别是当你现在就想做的)是不同的——但是考虑你首先需要做什么工作,会让你更富有效率。汤姆做的第一件事是把邮件笔记转移到他的OmniFocus收件箱里:

现在,这是在他的收件箱,汤姆可以连同其它的条目一起处理它。我们想要分开汤姆的商业和个人的业务。还记得我们在上一篇文章中为Tom设置了一个商业收件箱吗?这就是它能派上用场的地方。我们将在一分钟内处理业务任务。现在,让我们处理下汤姆的剩余的收件箱物品。通常,一些事情发生在收件箱项目中。

1、它们变成了项目

一些任务成为项目。在汤姆的案例下,“调查得到一个新的办公桌”是一个足够大的项目,它将需要多个步骤才能完成,并且可以作为一个新项目完成。我们建议汤姆分解成:找到在房间里放比较合适的位置和尺寸办公桌。决定购买哪种类型的办公桌。创建一些规范和标准去买。在Craigslist浏览二手的高质量的桌子。

2、它们变成了任务

最简单类型的收件箱项目就是成为一个任务在一个项目或动列表某处,一个指定开始日期和上下文。

3、它们变成了动作

一些任务还没有大到足以成为项目,但超过20分钟,因此不宜成为单个的离散任务。这些成为行动组。一项在汤姆的列表匹配这个描述是“买一个新沙发”,分解成:在起居室里测量尺寸,从宜家买个新的沙发。

4、它们立刻被完成

任何任务如果只需要不到2分钟,就应该马上做的(是的,这是我从GTD学习到的)。在这种情况下,日志记录为汤姆的妈妈到一个花店的网站和订购鲜花只会把他2分钟(增加或减少)。 与其说是2分钟截止的人物,不如说它更多是一个简单的任务,他现在做的并没有减慢他的工作,一旦它完成,它就完成了。

5、它们被删除

作为提醒我们自己,我们可以简单地编写一些收件箱项目,这样我们就不会忘记。在Tom的情形下,为了防止宿醉写的“每天晚上不能喝超过三杯—有一些提醒,但是没有在哪里的提醒。这个人物被删除。

6、他们被存档

这是#2的一个特殊子集—收件箱的数据成为任务。通过“存档(filed)”,是指我们任务不会出现开始日期或截止日期,而是一个等待上下文,通常放在一个项目或一天的行动列表里。举个例子:Tom有一个项目是 “研究GTD”,在收件箱中没有一个明确的开始或截止日期,但是Tom知道迟早有一天他会看,于是它就被存档在以后的某一天。

 

7、它们变成了别的条目

一些收件箱条目实际上并不是任务和项目——它们可能是约会或者少量信息。举个例子,Tom收件箱中有一个和Susie的约会日期,但是他知道他这周在工作并且不太可能去回复他的电话。所以,相对于设置任务,他在iCal里的周日下午创建了一个日历项。

作为一个例子,Tom也得到了有一个匆匆草书的一个名字和电话号码的鸡尾酒餐巾纸,这显然应该记入他的电话。

 

 

对上下文的一个备注

我们在这个系列的第一和第二部分相当广泛的讨论了上下文。如果你下载了文章底部的数据,你将看到我们在之前的文章里分配给Tom的每个任务都是在适当的上下文的基础上。这些都是很简单的。

工作收件箱

现在我们已经研究过了Tom的个人收件箱,现在看看他的工作收件箱。

按照同样的规则去组织和处理收件箱项目应用—一些变成项目,一些变成任务,其余的被删除,已完成或者被存档。

时间(Timing)
你组织你的步骤的时候有一项需要考虑,就是时间—你什么时候坐下来整理你的收件箱?

实际上,我发现如果你能保持完成你的顶端任务(或者没有一堆取消的条目),你每天做30分钟就可以了。在Tom的例子中,我们建议他每天清空他的收件箱,在家里,在即将结束的一天。他的商业收件箱是单独的—他在每天早晨整理计划表的时候清空收件箱,然后立即去完成他一天中最重要的任务。

 

工作前准备(Pre-Work Ritual)
下一步的有效的工作我称之为工作前准备。它也能被当作为“准备好去工作(getting ready to work)”
这是非常简单的:在你开始工作之前,你首先看你的任务列表(在OmniFocus的项目里),并且把今天必须完成的任务标记。、
为什么是旗标?因为旗标可以在OmniFocus中创建自定义透视图。
在Tom的案例中,他每天早晨在家里的时候,标记今天想完成的6个旗标。

当他到达办公室的时候,他第一件做的事情就是标记六个他想完成的商业条目。

在即将到来的OmniFocus的部分,我们将向你展示我们如何为Tom制作自定义透视图。

 

工作

事实上,工作真的是比较简单,Tom标记了六个工作,然后从最重要的一个开始。

工作后的仪式(Post-Work Ritual)

当Tom完成一天的工作,他完成了他的工作后的仪式,或者就像Thanh所说的清理到中性(Clear to Neutral)。本质上,Tom完成了今天的要完成的,然后为明天设置旗标。如果他在办公室并准备离开,他应该为第二天所需要的工作做安排-举个例子:准备报纸或参考资料。

 

检查

检查是我读Gtd中很多事情中的一个,我在刚开始管理我的任务的前几年忽略了它。最主要的原因是我没有看到这一点—直到我在工作时开始检查。
检查在实际上就是建议你在每周结束的时候坐下来决定你的项目是否该继续,或搁置,或取消。我从来没有发现这个有多大的用处,即使你有成百上千个项目。相反的,我的检查是:

  1. 检查我正在做的,调整开始日期,截止日期,实时移动条目(例如我工作的时候)
  2. 在每周安排检查, 检查 我经历的一切,看看我有什么错过了。
至于原因,我不推荐使用这个透视图:

相反的,开始于顶部的项目视图,然后一个接一个的看看个条目,并且实时的修改。

我意识到我们在以前的OmniFocus的系列文章中给Tom分配了一些默认的检查期限(Review periods),有些人更倾向于“ 检查模式”。我发现如果你积极的管理你的任务列表, 检查模式是完全不必要的。

结束语
你刚看到了一个让自己的工作更有效的方式,下周你将看到Thanh的方法论。我建议你都看了,记笔记,然后找到对于你自己适用的内容。

Here is Tom’s updated dataset: Tom’s updated database