OmniFocus Series Part 02: Getting Started With Omnifocus

我喜欢用OmniFocus,为了达到工作和任务目标,我需要用它来帮我弄清楚我每一天都需要做些什么。对于任何一个刚接触OmniFocus的人来说,它真的无法抗拒。对这个软件的学习需要一个相对艰难的过程,但是一旦你掌握它,就会获得惊人的力量。Aaron和我已经决定向大家展示如何使用OmniFocus,但是我们两个的使用方法也都不尽相同。以下是我展示OmniFocus使用的第一部分。

    如果你还没有读过我们的第一个部分,请阅读的OmniFocus第一部分。我将假定您已经阅读它,所以对之前提过的很多概念和想法,我将不会重复(虽然有时候我会提醒你)。在下面的一系列文章的过程中,我们将使用用户汤姆(假想的)和他的人物数据。我设置和使用OmniFocus的方式将反映在我如何设置Tom的OmniFocus上。现在在我开始给你演示之前,我想告诉你我使用OmniFocus使自己变得更具效率的哲学。

 

哲学

首先,我想给你介绍我使用OmniFocus的哲学,和我认为我应该怎么处理我的任务管理系统和流程。通过了解我怎么看OmniFocus任务管理程序,你就会更好的理解为什么我使用OmniFocus来处理事务。OmniFocus包含了我生活所有中的事情。它就像是我脑子中的一个记忆库。因为我是一个脑力知识工作者,我认为我的大脑是我最大的财富,所以我想用它在任何时候都在全速运转。我从David Allen处得到的正确论断,你应该将你所有的想法集中在某一个地方(捕获处理),因为我们的记忆系统是不完美的。根据我对大脑的研究,我得知我想腾出大脑中尽可能多的资源以便于我的大脑可以在思想,判断重点和决策时拥有更强的能力。


在数据库中的一切数据,我需要OmniFocus做的就是给我我需要的和期待的信息。你可以将OmniFocus看作您的数据库,从中查询您所需要的信息,你告诉数据库你想要的信息,然后数据库将为您提供所要求的资料。这也是我怎么看待OmniFocus的。根据我大脑的状态,我将从OmniFocus中得到我想要的信息。这会让你更主动的去接近你最后的目标和责任。我的想法和决策受我面前的信息和任务的影响。OmniFocus中可能会给我几百个要做的事情,但挑选出最重要的任务则是我的责任。我相信它的原因之一是,它的在强大的分类和区别功能可以让我完全专注于一件事,并使我保持正确的心态。例如,我把OmniFocus分为工作的和个人文件夹(稍后您将看到)。这两个类型是我的生活的两种截然不同的状态,所以他们有自己的文件夹。如果我有另一个重大责任区域,例如:另一家企业,这将又是OmniFocus中的另一个文件夹。换言之,另一个类别。当我在一定范围内专注于我的事情时,我想给它适当的集中关注和精神状态,不受别的影响。


我的做法与David Allen创建的想—做系统并不完全一致。相反,它受来自不同的人员和系统的许多不同的影响。我将它看做Stephen Covey(高效能人士的7个习惯的作者)、Tony Schwartz(全面参与的力量的作者)和GTD的混合产物。Covey给了我正确的心态,Schwartz使我工作中每时每刻都全身心的投入,并且GTD使我一个框架内开展工作。OmniFocus在这里作为一个给我我需要的信息,帮完成工作的工具。下面是我使用OmniFocus的一些方针和指引。


每个任务都被分配一个估计的时间。在开始的时候你会觉得这样的估计很可怕,但随着时间的推移,你会更准确。特别是对于那些你做了很多次的日常任务。


不要将完成任务的的时间超过50分钟。如果它的时间越长,它需要被细分。我的工作在50/10个周期,有点像一个双番茄工作法。


以动词开始的所有任务。我希望我的任务是明确的和可操作的。常见的动词包括“电子邮件”,“看”,“查找”,“写”和“收”。


我使用一个统一的收件箱,以便捕捉。在我的收件箱中检查和清理期间,就是将任务分配给合适的项目和环境。


我不避讳使用注释和附件的任务。当我使用OmniFocus,我不想离开它来引用程序之外的材料。这浪费时间。我尽量避免使用截止日期。我唯一使用的时候是它确实有一个明确的截止日期。


任何委托得到一天一天的开始和运行。它将分配和到期日期设置为你需要的回应日期。


这些是我的一些使用Omnifocus指南。现在讲讲OmniFocus的实际的内容:

 

 

设置

我们首先需要了解OmniFocus的设置。这个程序提供了许多适合于大多数用户的特性和默认设置适。下面你会发现我个人使用的设置。

我的大多数设置是默认的,除了快速进入快捷和备份的位置。
对于快捷键,可以把事情迅速输入在你的收件箱,我使用COMMAND+OPTION+空格键。随意使用任何你喜欢的组合,但是我发现我的方法很容易使用。
另一个根据个人爱好不同设置,我在Dropbox文件夹中存储我的备份。如果我的硬盘坏了,我仍然有一个备份拷贝在另一个服务器。利用一个淡褐色规则我所有超过14天的备份将被删除。

     由于我的偏好,所以我的数据选项卡都有点不同。你首先将看到的是我不喜欢在我的Dock栏中使用项目计数。就我个人而言,我没有看到丝毫使用这个的必要。
我的截止日期都是晚上11点。我喜欢工作到很晚,所以我在一天的时间是这个习惯的一种反映。
在您即将到期的24小时内,你会看到橙色的行动项目,这些是即将到期的计划,从而得到您的关注。

我从来都不喜欢在Omnifocus中使用默认的字体和样式。这个主题实际上是我从Aaron处得到的,他在他的博客上覆盖先进Omnifocus功能。你可以在这里下载主题:AE Omnifocus风格
一旦下载,通过点击齿轮图标(上面提到的)加载它。亚伦也做了一个迅速的视频教你如何加载整个新主题:

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由于Omnifocus的剪辑的特性,你可以选择将文本或图像发送到快速输入框。选中的数据将被存储为你的行动项目。
我的快捷键是COMMAND+OPTION+分号。我知道,奇怪的组合,但我喜欢它。去了解这个快捷方式,不管你会。你会经常用这一快捷方式,在接下来即将发表的文章中你会看到为什么要这样做。

因为我不使用苹果的邮件,我不会进入这些设置。相反,在另一篇文章中,我将向您展示你能可以使用OmnifocuOmnifocus允许你的数据与airplane数据同步。

OmniFocus也允许你与其它设备同步。因为我也有一个iPhone和iPad (像虚构的汤姆),所以这对我来说是必须的。很多用户选择OmniFocus的原因之一就是OmniFocus可以在不同的设备之间进行同步。 如果你有多个设备或电脑,我的建议是设置同步功能。在我的例子中,我使用MobileMe,但是您还可以使用Bonjour(当你存在相同的WiFi网络时同步)或泛光灯同步(它经过Omnigroup的服务器)。

我也不使用iCal功能,因为我可以在我的iPhone和iPad访问所有数据。
所以这些都是Omnifocus重要的设置。这方面问题解决了,我们去了解其余的环节。

 

工具栏

 

OmniFocus的工具栏可以存储你所有的入口和程序的不同部分。这就是你可以把你的最常用的透视和特性存储的地方。我通过将常用的程序放在左边,使用比较少程序放在右边。

你如果看完我们的Omnifocus系列文章,你会发现我们最喜欢用透视来填充工具栏。对于现在来说,最基本的功能已经都可以实现了。

 

介绍汤姆

实际上,所有这些简介是足以让你开始,但是我的工作远未完成。在我们能够前进之前,我首先需要确保你了解遇见的人(虚构角色)汤姆。我们想出了一个虚构的人要做的事的名单,这个是大多数读者能理解的。通过使用相同的信息列表,这可以让你看到亚伦和我以不同的方式使用Omnifocus。没有必要说哪种方式更好,但是你必须看到你喜欢哪种方法。也许你可以使用一个混合的方法来满足自己的偏爱和喜好,这是最好不过的了。关键是你要用它来完成工作。

Arian在他的第一篇文章介绍了汤姆在开始使用Omnifocus。我将在这里再次复制相同的信息。

om Jenkins 20岁以后住在洛杉矶,他的发展前景被普遍看好。他长相虽然有些粗狂,但依靠貌似五点钟运动的背影和犀利的装扮,我们认为他是一个年轻的布拉德利·库珀。他在一个小型的web设计公司,专业从事在线营销管理。Tom的标准工作时间是早上9点到晚上5点,有时候甚至更晚。他的主要任务是通过在线渠道为公司引进新的线索。汤姆直接向这家公司的首席执行官David报告。内容制作能力非凡的Mary,从加州大学洛杉矶分校的社会营销实习生Jenny,对互联网很有研究的Nick都在Tom的团队工作。

在他的业余时间,Tom将他的个人生活晒在微博上(一个人独自生活在洛杉矶),他读关于商业和励志的书籍,并和他的伙伴们一起逛街。到明年的时候。Tom想在洛杉矶书中心他的工作地点的附近买一套公寓,并且他还想环游世界。从长远来看,Tom想避开激烈的竞争和生活在每周只要工作四小时的方式里。


作为一个时尚有进取心的人汤姆有一个iPhone、iPad和Macbook Pro,是一个十足的iphone迷。当然,Tom是一个完全虚构的人物(向女士说抱歉)。我们喜欢把他认为是一个平均真实的OmniFocus用户——那些虚报工作,个人生活繁忙,又有些爱好和多个梦想和目标的人们。


我们把汤姆的生活描述为一个头脑中的快照,并向您展示了如何使用OmniFocus,他可以将他的计划变得更有生产力。  


所以就像他期待的美好生活一样,可以给他一个好的主意。为了实现更好的概述,这里用组织结构和层次结构来表述。

现在让我们看看他的任务(这不是排序,而是放在Omnifocus分配)。这仅仅是原始数据。
· 看看hootsuite(hootsuite是一个网站) 
调查Junos Pulse
给Nick准备的性能报告 
概述全部投入的力量 
设计有SEO细节的标准文章的模版 
为销售团队的会议准备要点 
为第一季度的网络营销绩效准备管理报告 
重做长期目标 
找到一个整合twitter和facebook的新媒体平台 
访问南美的家庭成员 
在母亲节为妈妈送花 
买一个新沙发 
为David准备一个报告 
回顾我的读书列表 
买湖人队的票 
写一个“我的四小时工作方式”的文章 
为Jenny准备一个性能报告 
阅读在线书签 
为客户的反馈设计系统和流程 
研究GTD
从SEOMOz里阅读关于SEO的文章 
为了培养领导力问Nick更多的想法 
把WordPress博客更新到最新的版本 
叫新用户并填写一份调查问卷 
分析第一季度指标 
研究出一个方法可以买到更便宜的机票 
找一个新的做白板的人 
推出一个facebook竞选 
叫上Sarah去喝酒 
比较公寓间的报价 
找Susie约定日期 
向Asian Efficiency发电子邮件感谢他们提供了一个很棒的博客 
为了视频参访打扫办公室 
等待玛丽写三篇文章 
从Nick处那一个关于谷歌关键词广告竞选的报告 
交电话费 
调查一个新桌子 
买高效能人士的七个习惯的书 
从Jenny处拿到twitter活动的关键指标的报告 
向David发一封关于PPC活动的预算 
文章能够的想法:变得更有效率 
建议CEO会议快到了 
管理RSS订阅(太多) 


这也被称为“大脑垃圾(brain dump)”,它是使用任何任务管理程序的第一步。你所做的就是把你所有的想法记在纸上,或记录在Omnifocus的收件箱。在那里记录下你认为需要做的任何事或者其他随机的想法。让它在那里,不要担心你什么时候需要完成或你如何完成。它只是让你更清楚你的头脑和因此获得的资源,这会让你的大脑可以更加有效的工作。 
现在我们有一个完整的待办事项列表,现在让我们把这个原始数据分为项目和上下文。

 

项目和排序

就像我前面提到的,我强烈建议对所有的数据进行分类。因此,在这个列表的第一步是确定分类,归入个人和工作。Arain和我有同样的看法,所以我模仿他的分类。


现在是设置项目和上下文的时刻了。对我来说,这是一个试错的方式。你可以最小列表和项目开始,然后你在进行中调整。我将首先采用基本的列表,确定每个区域的责任:

单一动作列表将得到所有没有定义的项目和可以50分钟内做完的任务(记住,正如前面提到的,只有任务持续时间为50分钟或者更少的定义)。我喜欢单一动作列表,并且我使用它们作为集合了很多资源。某天/也许列表上将列出所有你在某一程度上追求的行动目标。如果你有一个任务项,是你想在未来的某一天来完成并且你有一个确定的开始日期,那么这个行动项目并不属于某天/也许列表。
现在我使用的某天/也许列表和单个动作列表有点不同于大多数人。从本质上讲,我每两周回顾一次某天/也许清单,每一次的清理中,我尝试将尽可能多的项目移动到项目和单一操作列表。我意识到我的单一动作列表这一类型为我想一周内完成的,所以我可以从某天/也许列表中把它再次填满。
现在,我们有一些你想加满项目和更多的列表的基本的东西。一个简单的方法是通过记下你需要承担的任务,然后将它们记入项目中。这就是我为Tom想出的主意。这个层次的个人和工作在文件夹和项目中进行组织。   

 

这是转化到Omnifocus的真实的样子。

正如您可以看到的,我喜欢将内容设置为平坦状,没有太多的层次结构。这是我在这个设置中的一些想法:
每日——这就是你必须每天在你开始的一天前得到自己的行动项目。它们不必成为你每天早晨的例行公事,虽然它们肯定可以。例子包括看着你的目标,用等待的角度来看,选择你一天中最重要的任务等。这将用更多系列的文章阐述。
仪式——这是你的每周或每月的惯例。我喜欢将这个设置为不在工作和个人文件夹中的一些基本的项目。
书文件夹——因为汤姆是一位狂热的读者爱好者,需要将他的读书项目分组在一个文件夹,对应的每一本书作为一个项目。  
阅读列表——这是一个图书列表,按照汤姆想购买和阅读的程度进行排序。
吃掉那只青蛙&力量的全情投入,每本书都有自己的项目,行动项目包括总结章,记笔记,做进一步的研究。
性能报告——所有行动项目处理工作人员的业绩报告在这里。  
中大部分是相当直观的。其余的都是在他们的项目与行动项目中。

 

上下文

上下文是一个“标签”。可以允许你对基于工具、位置或人的任务进行分组。我想要添加一种情绪或能量的上下文, 现在很多Omnifocus用户都还没有使用。在这里您可以看到托尼施瓦茨如何影响我的系统。事实是,你不会永远都是在正确的状态或情绪来集中完成工作。虽然你可以拖延,但我们想出了一个对你仍然有益的解决方案。 


能源/情绪上下文是我从Arian处得到的,但是我已经更改它使之适应了我自己的系统。虽然他的上下文中有不同的能量水平,我只是有一个:低能量。我将会分配给这个上下文非紧急的任务,没有截止日期(换句话说,低价值的任务)。我们已经讨论了这快结束时我们富有创造性的拖延后短暂的简洁性,但这个想法是,每当你想拖延,你要进行这个上下文的任务分配。


另一组值得一提的上下文是基于角色的上下文。如果你是一个有很多不同类型的帽子可以戴的人,这里可能有一些值得去实现的事情。我不会在Tom的示例中使用它们,但我将快速的在这里介绍它是什么。解释基于角色的上下文的最简单的方法是给个例子。


想象你是一个博客儿,它是你的全职工作。而你只是一个个体,你可以有许多不同的工作描述。有时你必须作为CEO出现,其他一些时候你是作家,偶尔你甚至还得为你的博客写些东西。如果你想让别的人关注你的微博,你甚至可能像一个经理来经营。换句话说,你在您自己的公司中也有不同的角色。你可以基于这些角色进行上下文分析。你可以使一个商务上的上下文与自己是一个父母与孩子的角色来联系。看这下面的图解。


这将是另一个很好的用于分类的例子,在本例中为上下文。而对于汤姆,因为他只是一个经理,所以我不会把这些基于角色的上下文分配给他。让我告诉你我是如何为Tom设置上下文。

这里是在OmniFocus中的上下文:

让我解释这些上下文工作:
做—这是“go to”上下文。多数的行动项目将有这个上下文,尤其是任何需要在Mac / iPad / iPhone完成的。虽然你可能将上下文可以用于不同的设备,我通常会避免。我试过拥有一个Mac,iPhone和iPad的上下文,但我注意到,如果你同步你的数据,没有必要有那些单独的上下文。同样,因为大部分汤姆的工作可以在电脑上做,不需要有一个上下文。相反,还有其他上下文会告诉你是否你需要一个计算机。
低能量——所有的低价值的任务(没有紧迫感,没有截止日期,但在某种程度上必须去完成的事情)。常见的例子包括打扫办公室,组织音乐播放列表,改变电脑背景等。 
电子邮件——任何的电子邮件,需要一个用这个标记的响应。通常这些电子邮件需要一些想法或进行研究的内容。
电话——打电话和发短信给人们。不仅为业务联系,而且包括汤姆忙于约会的生活。
家庭——一切需要围绕公寓而完成的事务组成的上下文联系。
办公室——类似于家里,任何涉及办公室或在办公时间得到的这个上下文。
仪式——所有的仪式都分配到这个上下文。
差事——所有差事都分配到这个上下文。如果你经常出差到不同但经常重复的城市,通过拥有与城市名字的子上下文是来组织你的差事是一个强大的方式。有些人也喜欢用商店的名字建立上下文联系,但汤姆不需要这个。您还将看到Tom如何跟两个不同机构的人打交道。我设置它的原因是我想分开等待的人和其他的任务。我有特定的惯例和工作流程来处理等待中的事务(例如我从来不希望我项目的下一个动作是在某个地方等某个人),所以对我来说把他们分开很重要。唯一的缺点是你需要把每个人都添加到People和Waiting for上下文中, 对我来说,这还不算一个太坏的“负面”。
等待上下文,就像将它的名字那样,每当你需要等待别人的回复的时候,你就使用这个上下文。所有需要和人一起处理事情的上下文都分配到People上下文中。委派,讨论,或任何活动都分配到People上下文,也是被贴着适当的人上下文的标签。由于Tom只与很少几个人一起工作,所以这个设置看上去运行的很棒。

 

元数据(Meta Date)

一切为汤姆的设置,唯一缺少的是为每个项目的元数据和列表,这是我设置的审查周期。

在我看来,你需要至少一周回顾你的项目一次。如果你有要求的项目,每天或每隔一天回顾一次并不少见。如果你想为Tom下载这个设置,你可以在这里下载。
所有这些,汤姆已经准备好开始使用Omnifocus。别忘了下周回来看你如何开始使用Omnifocus。