OmniFocus Series Part 01: Getting Started with OmniFocus.

欢迎来到Asian Efficient OmniFocus

欢迎来到我们的介绍OmniFocus的文章,文章共有10部分。

你们也许不知道,OmniFocus是创造的最强大的任务管理系统。它有所有你在任务管理上需要的功能——以及更多。由于这个原因,它在Asian Efficient是一个任务管理程序的选择,并且我们花了大量时间来探究如何最好的使用它。

应你所求,我们将通过这十部分向你展示我们如何使用OmniFocus从开始到结束。你将在每周得到一篇文章,由我和Thanh交替发表。OmniFocus极其可定制和强大。但是在大多数情况下,每个人都以不同的方式来使用它。

这就是我们未来十周要发表的内容:

  1. 如何开始OmniFocus:如把漂浮在你脑海中的随机的观点和想法写到纸上,在便利贴上,在鸡尾酒餐巾纸上……在OmniFocus中有一个组织层次的任务和想法,准备工作。
  2. GTD和OmniFocus:如何处理新的任务和数据,一集如何通过回顾和每天任务管理去维护你的OmniFocus系统。
  3. 自定义视图:如何利用视图达到最佳效率。(how to leverage perspectives for optimal effciency)
  4. 设备和工作流:如何使用OmniFocus在你的iPhone,iPad和Mac上完美同步。
  5. 先进的技巧:你要等待和关注。或者,你可以在这里查看一些。

 

在本文中,我将像你们展示如何为OmniFocus设置偏好,文件夹和项目,上下文(和我为什么使用上下文),工具栏和一些一般的规则。下周,你将会得到Thanh的(非常不同的)观点和如何做到这一点。

见到Tom

Tom Jeckins住在洛杉矶,20年代后期出生,拥有粗野的外表和装扮,我认为他是一个年轻版的Bradley Cooper。

他在一家小型web设计公司工作,专业从事在线营销管理。Tom朝九晚五,但有时候会工作的很晚,他现在的主要角色是通过在线渠道为公司带一个新领导。Tom直接向David报告,David是这家公司的CEO。Mary是内容制作人,Jenny是来自加州大学洛杉矶分校的社会营销实习生,Nick是网络市场营销员,所有人都工作与Tom的团队。

在他的业余时间,Tom在博客中发飙了他的个人生活(在洛杉矶的单身汉),他他与他的伙伴一起读商业方面和自我提升的书籍。在第二年的某个时候,Tom想在单位旁边买一套房子,并且他想周游世界。从长远来看,Tom想避开激烈的竞争,想要过每周四小时的生活方式(the 4-hour Work Week lifestyle)

最为一个时尚且有进取心的人,Tom有一个iPhone,iPad和一个Macbook Pro,并且是一个苹果大粉丝。

Tom,当然是,一个虚构的任务(女士们,抱歉了...)。我们把他看成是世界上真实的OmniFocus的用户的平均——那些需要报告工作,一个繁忙的个人生活,有很多爱好和多个梦想和目标。

我们将为Tom的生活照一个快照,并且向你展示,如何使用OmniFocus,使他变的非常有生产力。

 

 

设置偏好(Preference)

载我们进入Tom生活的细节的时候,我们需要了解OmniFocus的基础——设置偏好——准备开始。

General Preference

这里有一些一般的偏好设置。需要特别注意的是:

  1. 一天备份两次
  2. 不要为上下文设置“所有层级(full hierarchy)”——看太多会导致分心。
  3. 你可以通过快捷键快速输入,事实上我发现我使用“发送到OmniFocus”加入到顶部菜单,然后快速同步到iOS设备中。

 

数据(Date)


特别注意:

  1. 即将截止意味着24小时。(Due Soon means 24 hours)
  2. 在Dock中显示的数字只需要显示被插旗标的——在第二部分你将会看到为什么。
  3. 每天的默认时间在下午11点55.我喜欢给自己全天来完成一些事情。
  4. 在默认情况下新项目是平行的——你会发现大多数的工作都是离散的,顺序并不是很明确。

 

风格

在这里下载Asian Effciency风格的OmniFocus皮肤:AE OmniFocus Style

这里讲解如何运用风格皮肤:

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剪辑

大多数情况下你可以离开这个屏幕。只需要记住去安装 Clip—O—Tron 3000,如果你用的是苹果自带邮箱Mail的话。

Mail
这里没有内容

同步

我们强烈建议你使用Mobile Me功能去同步你的OmniFocus。如果你没有,最好的选择是使用Omni自带的同步服务。通过分享设置(Share Settings)和发送设置(Send Setting)选项,你能够很容易在你的iOS设备上安装相同的设置。

iCal
随着iOS设备的普及,iCal功能变得多余。

更新

每天检查更新。

 

工具栏和默认视图

我们也想充值工具栏和默认视图,并设置默认的项目视图(在Custom Perspectives文章中我们将会涉及上下文视图)

设置工具栏到默认,control—click它,选择自定义的工具栏项目并且把它拖到工具栏中。要确定检查“使用小号”—你以后将会需要它。

为项目视图设置默认值,Control—click顶部项目视图工具条,确认上下文,开始日期和截止日期被检查。

 

Tom的东西(Stuff)

这里列出了Tom的事情的列表—他的想法,工作项目,杂项行动计划和他此刻心中所有的事情。
当你第一次开始使用OmniFocus,你需要从这里开始—列出你心中所有的想法。只是把它列出来—不需担心排序,我们将一点一点儿做起。

看看hootsuite(hootsuite是一个网站)
调查Junos Pulse
给Nick准备的性能报告
概述全部投入的力量
设计有SEO细节的标准文章的模版
为销售团队的会议准备要点
为第一季度的网络营销绩效准备管理报告
重做长期目标
找到一个整合twitter和facebook的新媒体平台
访问南美的家庭成员
在母亲节为妈妈送花
买一个新沙发
为David准备一个报告
回顾我的读书列表
买湖人队的票
写一个“我的四小时工作方式”的文章
为Jenny准备一个性能报告
阅读在线书签
为客户的反馈设计系统和流程
研究GTD
从SEOMOz里阅读关于SEO的文章
为了培养领导力问Nick更多的想法
把WordPress博客更新到最新的版本
叫新用户并填写一份调查问卷
分析第一季度指标
研究出一个方法可以买到更便宜的机票
找一个新的做白板的人
推出一个facebook竞选
叫上Sarah去喝酒
比较公寓间的报价
找Susie约定日期
向Asian Efficiency发电子邮件感谢他们提供了一个很棒的博客
为了视频参访打扫办公室
等待玛丽写三篇文章
从Nick处那一个关于谷歌关键词广告竞选的报告
交电话费
调查一个新桌子
买高效能人士的七个习惯的书
从Jenny处拿到twitter活动的关键指标的报告
向David发一封关于PPC活动的预算
文章能够的想法:变得更有效率
建议CEO会议快到了
管理RSS订阅(太多)

 

排序和项目

生活领域

Tom首先要做的,就是把他们排序到一个主要的定义“生活领域”。现在人们经常把领域分为健康、财富和关系。这三个部分是非常有用的模型,但是对于任务管理来说就被限制了,在中间留下了很多东西,比如像每天的行动和典礼和排序。所以Tom要做的第一件事,就是把事情分成工作(假设他一周工作40个小时)和个人(他一周72小时,假定他每天睡8小时)

OmniFocus层级

他要做的第二件事,就是设置Tom的OmniFocus层级。我们给了他一个Asian Efficiency模版,并且我们根据他的任务来修改他的项目文件夹和项目。但是首先,让我名定义这些。

一个项目(project)是为了在一个特定的时期实现一个特定的目标或结果的一组相关任务。随后,一个项目文件夹(分组),是一组组相关的项目,通常没有一个定义的结束。(defined end)

所以这是我们给Tom的

关于这个文件夹层级你会注意到几个有趣的事情。第一个是在工作组中存在两个单个行动的列表。Administrative Task在工作中等价于Tom的个人生活(personal life)的Single Actions。它涵盖了不需要归入项目的任务,通常一步经能够完成。例如,“从文具柜中拿出订书机”或者“从接待员处拿到传真”。工作的收件箱比较类似于OmniFocus自带收件箱,主要记录与工作有关的思想,观念和行动,而且需要与主要的收件箱相区分(更多的需要运用于个人任务)。这会帮助我们区分上下文。

工作项目(Work Projicts)和事件管理(Staff Management)是项目集合,下面有一些多重项目。在Tom的情况中,工作项目涵盖了他作为一个在线营销经理的基本项目。事件管理包含了他作为一个经理,准备类似于性能报告和组织团队事件的事情。

在个人(Personal)下,我们有一个相似的分支。单一行动(Single Actions)和某天(Someday)都是单一行动列表,一次截止(one off)项目。某天的情况,这是Tom能够保留的以后能实现的想法,但是不是现在立即做的—例如,“建立一个四小时工作周”

个人项目是很简单的—一些被定义了日期和目标的相关任务。

检查(Rituals and Reviews)是Tom早晨,晚上,每周,每月,每年都应该进行的检查清单。

书(books)和书籍和回顾(Books and Reviews)和个人项目相似,不同的是每个项目都是Tom度过的书。

 

添加细节

现在我们需要开始Tom的列表,并且运用提供的层级把它分类。这是所发生的事情:

所以你能看到,我们已经拿到了Tom的任务并且开始把它排列进项目,一片项目集合和单个行动列表。比较特殊的是“买一个新沙发”的行动,它明显是一个行动的集合(即是一个项目)- 首先Tom应该找到需要买的沙发的型号,然后找一个(在eBay,Craigslist)网购一个。你也能看到一些行动,例如“交话费”应该被设置成循环任务。

清理你的收件箱是一个处理GDT系统中所有事情的一部分。(我们将在下一章讲到)所以我们在Tom的收件箱和工作收件箱故意留下了项目。

现在我们已经分类了Tom的清单,我们能更清楚的看到一个项目和项目文件夹是什么。在Tom的事例中,员工管理是一个没有定义结尾的项目-只要他在网页设计公司做在线营销经理,他就有员工管理项目和要完成的行动。现在类似于第一季度的业绩报告,就是一个被定义了截止日期的项目。

我们最后想做的事情是,就是仔细检查Tom的列表并且创建更多的任务和项目名称。作为一个一般的法则,每个行动都应该:

  1. 被贴上叙述性的标签-在你读了标签后应该知道什么行动是应该立即执行的。
  2. 功能性的,或者可行动的
  3. 完成时间不超过20分钟。

 

作为一个事例,这里有一些Tom需要更好的定义的任务: 
为David准备一个报告。 
为Nick准备一个业绩报告 
买湖人队的票 
管理Rss订阅

这些都应该写成:

为David准备在线营销部门的第一季度的管理报告 
准备Nick的第一季度业绩报告 
在05/25/11购买4张湖人队的票 
管理Rss订阅:鉴赏博客的数量和跟随的作者,清楚额外的未阅读的文章。

你可以使用注释(notes)作为一个电子的快速添加任务/行动的细节,而不需要通过一个过分的很长的细节来完成。

 

上下文和高度

上下文的概念来自David Allen的GTD理念。他们应该被描述成一个你需要做完事情的“空间”或者物理空间。也就是说,在办公室,在家,或者通过电话。一定要记住GTD在一个超个人的计算领域被发表,我们需要一直更新上下文的概念来是它变得更有效。

我个人不那么多的使用上下文,并且我使用他们的方法比较与众不同。我把上下文定义成一个“头脑空间”或者大脑的框架,用于分类不同的角色或者我应该带或丢弃的帽子。做这个的原因是像帮助你在一定的限制条件下更好的定义你应该做什么,并且帮助你跟踪时间和任务。正如我们提到的时间跟踪的文章,你想知道你的时间去哪儿了,以确保你在十字路口的时候有时间和技能去使用。举个例子,如果你知道你自己的竞争力在于做一个创造力的人,那么你就会想花更多的时间在创造力的项目和想法上,而不是管理或行政任务。根据你的角色分配的任务(创造者、经理、管理员),然后把这些时间花在追踪你的这些任务中,你可以看到,你一天的主要时间都干了什么-走向你的长处,或者是你应该委托给他人的部分。

 

举一个例子,让我们看看我们给Tom的上下文。

 

你能立刻注意到上下文也是分层级的,让我们看看每个项目。

 

我们给Tom 的第一组上下文是反拖延(Anti-Procrastinate)上下文。我们通过创建这些上下文的方法来更有效的对抗拖延。他们背后的想法是,当你正在拖延工作的时候,你打开一个自定义的视图显示这些反拖延的任务,并且开始做他们。因为他们很简单并不需要付出很大的想法和精力就能够完成,即使你身处在不景的国家(event in a down-state)。这些包括:

低能量(Low Energy):那些当你真的很累但是仍然想去做的。 
阅读(Read):阅读书籍,杂志,博客等。 
做笔记(Take notes):总结你读过的内容。 
说做就做(Just Do it):你能立即做的简单直接的任务-例如打一个电话或者回复一个简短的电子邮件。

 

第二组上下文是思考(think),这些上下文经常被分配到个人项目和单一的行动上。

组织(Organize):任何被管理的待办事项列表,一个时间表,联系人,或者一般的从这个地方移动到那个地方的信息。 
研究(Research):任何需要引用网页或者书籍或者杂志去找到的信息,例如找机票。 
创造(Create):任何的创造新东西的行为-例如写一篇博客。 
集中(Concentrate):任何比上面三个上下文付出更多的精力的事情,或一个快速的组合。

最后一组主要的上下文是Tom的工作上下文。这些包括: 
管理团队(Manage Team):从准备团队报告到召开团队会议的任何事情。 
管理(Administration):Tom需要做的小的,每天的事情,但不一定是和他的工作职能有联系。 
报告(Reporting):根据他的主要工作职位准备他的管理报告(不是团队管理) 
工作研究(Work Research):就像个人研究(Personal Research),但是针对于工作任务。 
媒体管理(Media Management):对于Tom来说,这是他经手的关于管理社会媒体,内容等工作。

最后的三组上下文是人员(People),等待(Waiting)和日常事务(Errands)。

人员在很多OmniFocus用户之间是一个很流行的上下文,因为你能用它去创建一些正在等待从某些人那里获得什么东西的任务-在Tom的情况中,就是他的团队。 
等待是比较类似与人员的一个通用的上下文,你在等待一些人给你一些东西。 
日常事项描述你不得不离开你的家或者办公室组做一些事情-比如你去银行,去邮局,去购物。

标签数据(Meta Data)

如果你打开OmniFocus中的显示简介面板(inspector pane),在每个行动或基础项目上有很多设置。

最明显的是截止日期和开始日期。现在开始日期是至关重要的-他们让你知道你什么时候做这件事,当他们安全的时候你可以暂时忽略它。截止日期相对不重要,在一个理想的世界,将没有截止日期。你唯一需要设定截止日期的情况是-当你确认一件事在一个确定的时间点一定要100%的完成。不要为了激励自己就为自己指定一个特定的时间点为截止日期,这是行不通的。还有一种情况是可以的,如果你约定了一个截止日期,等待人们给你回复-这也是可以的。

从Tom处借用一个例子,“为妈妈买花”是一个绝对的,因为母亲节在一个特定的日期。“买高效能人士的7个习惯这本书”就不是一个绝对的,Tom也许想在一个确定的日期去买,但是其实没有一个真正的截止期限。

家下来是显示简介面板的回顾频率。这是我们为Tom的建议。我们把他的每个计划和项目都列入他的清单,为他们制作一些类别,然后为这些类别分别设定回顾时间。

最后值得一提的是重复任务(Recrring task)的概念,我们为这几件事使用这些。第一个是为每周,每月,每季度,每年的清单做回顾。第二个是每月都要重复的任务。在Tom的情况下,“支付电话费”就是一个每月都要进行的重复任务,尽管一个更Asian Efficient的解决方法是设定一个自动直接付款方案。

你需要知道的

如果你感兴趣,我会为你提供为Tom创建的最终版的数据库。你能在这里下载到它:Tom的最终版数据库。你也可以下载包括了各项任务的临时数据库:Tom的临时数据库。

相对于导入你自己的数据库,我们更建议你设置一个额外的Mac账户去导入它。 
所以你现在拥有它了!你可以达到把你的没有组织的和没有任务管理系统的项目整理到能够准备去工作的程度。请继续关注下周Thanh的关于如何开始OmniFocus的观点。