Tricking Out Your Repeating Tasks in OmniFocus
Asian Efficiency OmniFocus Series Ninja Edition
在生活中有一些是你必须要重复去做的事情,并且每个人都有一些。想一想你要掏的房租,你每周的回顾和要买的杂货。你能更进一步,包括你的(日常)习惯和仪式。这些项目都可以反映在你的任务管理系统,并且我们将向你展示如何在OmniFocus里设置它们。

 

快速总结

重复任务可以自动化和加快任务的创建
你可以创建一个现实世界中的重复任务然后保存进OmniFocus
OmniFocus的这个重复任务可能只在工作日或者在周末。

OmniFocus的一个伟大的特性就是有重复任务。你完成了任务然后勾掉它,OmniFocus能立即自动立即重新创建一个相同的任务,而不是勾掉一个软件然后,你再手工输入一次。这对于需要重复的你来说很有用。举个简单的例子,你交房租,你能创建一个任务每月说“交房租”,然后很简单的做一个任务,然后每个月开始的时候会自动出现。

 

在OmniFocus检查器的帮助下你能调整这些任务的设置。默认设置下你不会有任务会被重复—这些你必须手动设置。我会向你展示怎样选择任何一个任务然后设置检查器(SHIFT+CMD+I 或者检查器—显示检查器)

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重复频率是你将大部分情况下使用的设置。一旦你完成一项任务,OmniFocus将设置截止日期为你设定的间隔时间。例如,如果你设置为每周重复,你首先创建并在今天完成它,到期日期将会是7天后。这将会在每次你完成任务的时候更新。所以如果你在第一天创建并完成了任务,下个截止日期就是第八天。如果你在8天前完成了任务,例如是第五天,下个截止日期为第15天(而不是第12天),因为是根据第一次设置的那天为依据的。

 

这不同与再次到期的设置,再次到期的设置是根据你完成工作的时期来计算你的重复频率的。加入你在第一天创建了一个一周重复的截止日期的任务。那意味着你的截止日期为第八天。然而,如果你在8号之前完成了任务,那么新的截止日期就会在那天的基础上加上一周。所以如果你如果在第四天完成了任务,那么最新的截止日期就会变成11号。重新开始与再次到期类似,只不过是以开始日期来代替截止日期。

 

 

为何它如此有用?这对于那些你需要反复做但不需要一个固定的开始和截止日期的时候是非常有用的。举个例子,我每周必须去订购杂货一次。哪一天和做的顺序对我来说并不重要,但我必须每周做一次。有时候我比我平常更早吃完饭,所以我不得不再次设置一次,但是有再次到期的设置,我就能在设定的当天开始,而不是每周三。

另一个例子是,我有一个任务是“回顾GTD”,我想每年做一次,但是没有最后期限。我设置为一年一次重新开始,这样一旦我完成它,我就不会看到它,直到一年以后。

现在你已经对如何重复任务有一个基本的想法,让我们显示真实生活的例子,以便于让你的生活更容易。

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一天/一周/一月/一季度/一年一次

典型的方式是你将使用这个功能为你一天,一周,或一月设置重复任务。你也能设置每季度一次或每年一次。

例子

每天/每周/每月回顾
每天结束时清空你的收件箱
每个季度重新调整你的目标。

 

每个月的截止日期都设置在同一天

每个月的截止期限总是相同的。也许这一个报告你必须发送到你的老板或支付你房东的租金。这些都是有着重复任务的不错候选。

你还可以为自己设定重复的最后期限。然而,你像认真对待。最为一般规则,试图去限制你有的最后期限的数量。换句话说,如果一个任务真的要在那天截止,你完全可以把它放在OmniFocus与重复到期日期。然而,如果你为每个月设定一个随机的到期日期,就要非常小心了。它容易被拖延,因为它们没有真正的“压力”—这只是一个随机的想象的到期日期。有些人喜欢设置到期期限,所以如果它对于你游泳,你就更能掌控。能够完成工作才是最重要的。我们一直在鼓励效率的有效性。

 

例子:

付房租
回顾月度(商业)报告
与私人教练检查健身季度

 

在某些情况下你可以更进一步,设置重复任务的最后期限,在每年的同一天。例如,在某些国家,年度纳税申报日期在每年都是相同的。

只有在工作日或周末

当你在OmniFocus中把工作条目和个人条目分离,只在工作日重复某些确定的任务是非常有用的。知道最近仍然是有用的。现在你可以设置只从周一到周五重复的任务。

 

例子:

15分钟的时间来会见团队(如果每天不固定)
至少提前5分钟叫
(在你离开工作前插入任何步骤)Insert any procedure you do before leaving work

 

反过来也是有用的—你能在每周末的时候有重复任务。很简单的选择周六或周日,或者两天都选。

 

例如:

清理洗手间
工作喜欢的项目
提前计划你的一周

 

下一个动作

在你的OmniFocus中设定重复的项目。注意你设置的是什么样的重复任务,使用的是什么样的间隔。