Integrating Omnifocus with the Pomodoro Technique
Omnifocus and Pomodoro Technique

让我谈谈我最喜欢的两个关于个人生产力的软件系统:OmniFocus和蕃茄工作法。它们单独使用也很有用,但当你把它们结合起来的时候,你会发现会更好。通过结合两个最好的可用的工作系统,会让你的工作更具效率。

 

蕃茄工作法

为了向你展示这个工作方法是多么的好,我首先要确保你同时熟悉OmniFocus和蕃茄工作法,如果你不了解蕃茄工作法,我们强烈建议你看看我们的相关文章。番茄工作法的基本理念就是定量时间(Timeboxing),你留出一定量的时间专注于手上的工作并确保没人能打断你。

为了让你理解蕃茄工作法是怎么工作的,我们列出了我们相关文章的大纲。

  1. 确定手头的工作。
  2. 设置你的番茄钟为25分钟。
  3. 工作到番茄钟结束。
  4. 休息5分钟。
  5. 每过四个番茄钟,进行一次较长时间的休息。(15~20分钟)

 

根据我的个人经验,在实行蕃茄工作法一段时间后,每次25分钟对于我就变的太短了。刚开始我感到很爽,但是过了一段时间我就变的开始不适应。所以我把时间调到50/10,既工作50分钟,休息10分钟。每两个周期休息半小时。

对于那些需要长时间集中注意力的工作,我发现50/10分钟比25/5分钟更好,另一方面,如果有人需要比较段时间集中注意力或者有多动症,25/5是非常有效的。试一下看看哪个更适合你。

特别需要注意的是蕃茄工作法特别适合那些坐在计算机后面工作的人。(特别是如果你使用一个计时器软件)如果你有一个物理计时器软件,那么对于做家里的杂事也是很有帮助的。

 

但是蕃茄工作法真的特别适合于:

那些需要集中注意力的任务(特别是当你吃青蛙的时候eat your frogs)
你正在拖延的事情
当你想要拖延的时候

 

当你觉得拖延,做一个25/5周期。如果你真的使用了很长时间的蕃茄工作法的时候,你会发现25分钟真的不像那么长,当你感觉不像完成任务的时候能让你说服自己完成一个番茄钟。我经常这样做所以我能开始solar flaring来克服拖延。

 

OmniFocus

Ok,你现在有了关于蕃茄工作法是如何工作的想法。接下来就是我们最喜欢的任务管理软件OmniFocus。为了使OmniFocus更加适用,我们写了一系列的文章。我强烈你去读他们。一些读者发Email告诉我们它们是如何花几个小时搞定一切,如果你有一下午无事可做,那么做做有用的事情也不错。

 

假设你知道知道OmniFocus的透视图。如果不知道,那么你需要阅读我们的相关文章。透视图将会极大的帮助你的工作流,特别是和蕃茄工作法相结合。这里有一些你必须有的透视图。

下一个动作(Next Actions)

下一步透视图是向你展示为了推动一个项目向前进应该要完成的所有的任务。在OmniFocus,如果一个任务被设置为平行,那么在列表最顶端的任务就是你的下一步行动(至少应该是!)
Next Actions in Omnifocus
Next Actions perspective in Omnifocus.

 

这个透视图让所有的任务都成为了项目的“瓶颈(bottle necks)”

  1. 确保你左边的状态栏显示在项目
  2. 项目过滤=活跃
  3. 分组=文件夹
  4. 排序=未排序
  5. 可用性动作=下一个动作
  6. 状态过滤=任意状态
  7. 估计时间过滤=任意持续时间

 

保存这个透视为“下一个行动”(透视-窗口另存为-新建透视),当你想看这个透视的时候,你应该可以看到你项目的所有的下一步行动。

 

今天

在Asian Efficiency我们真的很喜欢用旗标特性来标记今天的任务清单(标记你那天想做的事情,然后它就会在透视中单独被列出来)。我知道许多人喜欢用开始日期,但是我发现它相当的低效。就像截止日期,你需要过多的去猜事情应该截至或者任务什么时候可用。

设计一个标志是很简单的。因为它杂OmniFocus是默认的!一个简单的方法,就是开始,然后使用下一个动作透视图,然后从上而下一件一件做今天的任务。

低能量(Low-energy)

这是我最喜欢的透视:低能量透视。这有个最基本的观点是这是一些不紧迫并且只需要消耗很少的经历就能够完成。举个例子:改变你的Mac桌面,更新你的软件,或者清空废纸篓。

当你感到没什么效率而有想不感觉那么坏事,这个透视的效果是相当惊人的。我每周日都在修炼这个列表。
Low Energy perspective in Omnifocus
The Low Energy perspective in Omnifocus.

 

要使用这个透视,你首先应该创建一个上下文,名称叫“低能量”,你只能把这些任务分配给这个上下文:

它需要做但是不紧迫并且没有期限。
做它时间少于25分钟。
它需要很少的关注/或者能量去完成。

如果违反这些方针,那么这些观点是注定要失败的。我已经警告过你了,但是你如果对这个透视使用得当,你会意想不到的完成很多事情。

 

这里是你如何设置他:

  1. 去上下文视图
  2. 选择低能量上下文
  3. 选择这些过滤器:项目过滤=剩余,分组=项目,排序=项目,可用性过滤=可用,状态过滤=任何状态,估计时间过滤=任何时间。
  4. 把这个透视保存为低能量透视

 

 

最佳实践

在我总结这篇文章之前,我想让你知道一些最佳实践来管理你的代办事项清单:

所有的OmniFocus中的任务都小于50分钟(如果你喜欢25/5循环的话,则应该少于25分钟)
这包括你所有的下一个动作。
读我们待办事项的10个技巧来管理你的OmniFocus
确保定期回顾你的项目。

 

这两个加起来等于3

好了,现在可以让轮胎上路了。虽然OmniFocus和蕃茄工作法都是很杰出的软件,但它们每一个都缺少一些东西。举个例子,OmniFocus在实际上能够帮助你把事情做好,它能告诉你你将要做什么,并且在实质上推动你去做…不是那么多。这就是蕃茄工作法闪光的地方。在某种方面,它能强迫你做一些你知道需要做,但是缺乏构架的事情。同样,如果你想要使用蕃茄工作法,第一步是决定你手头的任务。这就是对OmniFocus很好的补充,因为它能够告诉你什么是可以完成的,并且你可以选择想要什么,要做的。

我真的相信这两个结合后会将你的个人生产力提升到下一个级别。这就是Stephen Covey在高效能人士的7个习惯一书中所谓的“协同(synergy)”,即一加一等于三,使用它们也很简单,下面讲讲如何使用(大概的):

  1. 在OmniFocus中,选择你今天想做的任务(你的今天的视图中),它实际上包括了蕃茄工作法的步骤。
  2. 你开始在每个番茄钟的时间里做每个任务。
  3. 额外的:每天努力集中工作四小时!

 

这是真的!

我强烈建议只使用其中一个的人们,试着把它们结合起来用,然后再看看你效率的提升。