How to handle email with OmniFocus

人们经常问我“你怎么用Omnifocus集成电子邮件?“所以我决定分享我的做法。当今有很多的电子邮件客户端,但是无论您使用哪一个,原理是一样的。这里举一个例子,通过这个工作流程,您可以立即使用。
电子邮件管理101
在我们开始之前,我首先要确保您已经阅读我们有关电子邮件管理的文章,我们对管理您的电子邮件的系统做了一个简单解释以便您使用。这个工作流和你将阅读到的一切是相同的,但我将细节介绍Omnifocus处理工作流。
因此,假设您已经阅读它,这是工作流程图。

我们的电子邮件管理工作流程参考了我们的其他文章。
这里有两件事要记住:
任何电子邮件,可以不到2分钟就处理完,你可以马上处理它。
任何电子邮件,需要超过2分钟的时间变成一个Omnifocus的任务。
当你读电子邮件并且花费的时间超过两分钟的时候,你就在你的Omnifocus收件箱创建一个行动项目用来处理。(或者你直接委托email拖动到正确的项目,喜欢用什么就用什么吧)。你可以把电子邮件作看为一个的信息来源,你可以收集到你的的Omnifocus收件箱。一旦塔进入你的收件箱,Omnifocus收件箱里的其他任务也可以一样对待。
如何有效地管理任务是我们面临的一个挑战,它来自电子邮件和它的发送方。添加任务从电子邮件到Omnifocus不是问题,但正确设置其他任务的优先权,管理他们,并回复发送方却可能是一个挑战。
Omnifocus设置
我们已经介绍了很多方面的设置和使用Omnifocus这个简要管理电子邮件的软件。我强烈建议您创建一个称为电子邮件的文档,你会在涉及回复电子邮件的行动项目会用到它。你只会在需要长时间的反应的电子邮件上使用这个文档,而其它时候不用。这是一个非常重要的工作流程部分。如果有人给你发送电子邮件要求审核附加合同,在这种情况下你不会用到电子邮件文档。相反,其他一些更适当的(参见我们的Omnifocus设置)会用到。 本文的结尾处,你会看到这是如何工作的。
然后下一步是建立一个电子邮件文档的透视图,由此您可以轻松访问有关电子邮件的任务。你有一些业余时间进行回复电子邮件时这才变得真正有用。你所要做的就是启动你的电子邮件视角并且做一个电子邮件列表来使用。
现在有这么多不同的电子邮件客户端,我将向您展示如何使用Omnifocus与Mailplane。不管你使用的电子邮件客户端是什么,在原则上这个工作流程是一样的,但我将向您展示如何专门使用Omnifocus处理Mailplane。
对于所有Mailplane用户,您需要安装此加密插件。这允许你复制邮件链接到原始的电子邮件。这是非常有用的。我真的离不开这个插件,正事它使得工作流能工作。其他的电子邮件客户端在默认情况下有这个特性,但对Mailplane来说你需要安装这个插件。我使用Mailplane只因为因为我爱Gmail界面。
Omnifocus与电子邮件管理的例子
为了让你了解这个工作流如何工作,我将向您展示三个不同的例子的电子邮件和处理它们的方式。
电子邮件一——速成
嘿Thanh,
快速问题:谁更有效:我还是你?
亚伦
因为这电子邮件需要从我响应但花费不到两分钟,我将立即回复。你估计一下回复你读到的邮件需要用多长时间。如果超过两分钟,把它变成一个任务(见下文)。否则,立即回复,然后继续前进。在这种情况下,我只用回答道:“我的妈妈。”
电子邮件二——深思熟虑的人
有时你会收到邮件,需要一点时间超过两分钟来回应,但不需要很多的努力。在这种情况下,你还想把它变成Omnifocus作为任务与文档设置为“电子邮件”。这方面的一个例子:
嗨Thanh,
我喜欢亚洲高效的博客。你有没有更多的网站上的文章,我应该找找看有谁是对时间管理一窍不通的?
谢谢,
米歇尔
从技术上讲,我能在不到两分钟的回应。但是任何喜欢这个博客和电子邮件的人,比如我,总是一个在通常需要超过10分钟的时间来做深度回答。所以我在邮件的正文中选择,右击并选择服务> Omnifocus:发送到收件箱。Send to Omnifocus Inbox
选择您的相关的电子邮件,然后发送到你的Omnifocus收件箱。选中的文本将被包含在你的任务记录中。
正如你所看到的在收件箱和快速输入框,当你检查注意的任务,有一个链接回原来的电子邮件。当你点击链接,mailplane会被打开,并打开电子邮件。我只能说这是何等厉害。其他的电子邮件客户端使用Omnifocus提供的相同功能。
Email in Omnifocus quick entry box
          注意在记录上的链接是电子邮件的主题行。一旦你点击它,你会重定向回原来的电子邮件。
现在它在我的收件箱里面,我将它贴上电子邮件文档标签。这是因为电子邮件花费的时间超过两分钟来处理,需要一个深思熟虑的响应。有的电子邮件要求你做除了回应外的其他事情。例如,有人需要你来生成一个报告,并将其发送回发送方。你处理任务的方法,自然是如下例所示。
电子邮件和iOS Omnifocus
现在我相信你也从iPhone或iPad发送过电子邮件。到目前为止,你不能直接在iOS上使用Omnifocus的邮件应用。替代方法,如果在OS X上你用邮件应用,你可以把自己的电子邮件在Omnifocus收件箱上特别登录。
因为我不使用邮件应用程序,我通常保持我的收件箱里的邮件未读,下次我的收件箱清零的时候我我会在我的Mac上处理它。这不是真的有效,因为你碰它不止一次但它确实工作。 如果你有一个更好的解决办法,我很乐意听到它并且评论!
下一步行动
对于任何的电子邮件,回应花费的时间超过2分钟就,创建一个Omnifocus任务,否则,立即回复。