Goals and Task Managers
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在过去的几个月里,我们已经收到了很多关于如何一起使用目标和任务管理的电子邮件。它可以轻松的单独使用,但是如果想要去混合他们,它将变的非常混乱。今天我想说明如何使用你的任务管理,和目标一起。在结束的时候我将展示如何用我最喜欢的任务管理软件OmniFocus来实现它。

 

习惯(The Habit)

 

结合目标和任务管理是非常简单的。你只需要知道一个特定的习惯和如何回顾你的目标。这就是习惯:在你使用任务管理之前,回顾你的大目标。

这真的非常简单。在你打开OmniFocus之前,或者你使用的任何一个任务管理程序,回忆一下你的大目标,这将有助于你清楚你去向哪个方向。当你打开OmniFocus开始管理你的任务的的时候,你已经回顾完你的目标了。

让我举例说明一下这个为什么这么重要。假设你刚完成了你的早晨的祷告,打开你的任务管理器,你能看到你需要做的,这是一个要做的清单:

重新设计WordPress的主题和修复插件的bug。
叫上Frank去讨论团队的表现。
写博客的内容。
购买Anthony Robbins的新书。
编写一个client-x建议。

 

你知道你要做什么?你应该今天把它们全做了么?

如果你不清楚你的目标你当然很难去划分优先级并找出你要的下一步。即使有一些上下文你仍然没有指出它来。让我们说说当前的状况,你有一个朝九晚五的工作,你在一个经纪公司做营销经理。

你然后知道优先级了么?

也许。

现在如果我告诉你你的大目标是逃离朝九晚五的工作,有一个数码生活方式,通过在线收入(ala每周四小时工作风格)(ala 4-hour workweek style)。你知道如何安排了么?第一个和第三个是你的最高价值的任务,因为他们符合这个目标。

如果不知道你的目标,你就不知道你向着哪里前进。你的决定将根据你的情绪,感觉或者任何抛向你的内容。他是短期思维和反映-不是积极的。你想要积极主动,这就是为什么你需要在使用任务管理程序前检查你的目标。每一个,每个人,每天。

 

你真的需要让这个进入你的潜意识,这样你的决策总是倾向于实现你的目标。不要忽略你的目标是什么,因为当你做错误的事情的时候,实际上你在浪费时间。就像我以前写的—一旦它在视线之外,那么它就在思想之外。(once it is out of sight, it is out of mind.

问题是,大多数人并不能统观大局。通过开放它们的任务管理并且看到什么是需要做的,它们更倾向于采取忽视的方向(就像上面的例子展示的)。在GTD理论中,这就是所说的高度(50k vs 10k)。在50000英尺泥坑看到你想去的地方的大图景,但是你不必要知道下一步是什么,即逃离朝九晚五。在1万英尺(跑到级别)你需要知道所有前进的步骤,但是你必须也要知道前进的方向,即你的目的地(你的目标)。如果你的大目标是逃离朝九晚五,你的下一个动作可能包括。

 

下载WordPreess(http://wordpress.org/)并且安装它。
写一个Excel文件找出我可以每个月节省多少钱。
写一篇博客。

等等。这种自上而下的方式是非常重要的,所以有序的。通过在管理任务前回顾你的目标,你将知道哪些任务是你必须做的。你将自动的看到呢些任务是高价值的,那些任务是低价值的(即你需要删除的那些任务)。只是一个简单的习惯,但却是非常强大的一个—尤其是当你把它和吃青蛙(frog eating)联系起来的时候。知道你的大目标,在你真正开始工作之前。

 

你的目标

你的目标如何制定完全取决于你。我的偏好是使用思维导图,因为它允许我去概述的看我的大目标是什么。下面是一个思维导图的例子:
goals mindmap

 

你不必要一定使用思维导图。如果你在你的环境中有一个大的海报列出你的大目标,也非常不错。然而你做它,只要你有目标你就很好去完成。我强烈建议每天早上花几分钟来回顾你的目标,把它作为你的例行公事。

 

OmniFocus

现在我将向你展示如何使用一个清单,这样你就可以执行这个习惯。你可以通过使用OmniFocus的行动组来实现这个清单,这是你如何实现它:

1、创建一个新的单个行动清单,并叫它“Morning Ritual”
2、创建一个任务并叫“Morning Ritual Steps”
3、创建一个新任务并叫“Drink water”
4、通过点击CONTROL+COMMAND+鼠标右键来把最后一个任务(Drink water)放入行动组中。
5、在你的Morning ritual中添加更多步骤。
6、给每一部添一个上下文(我喜欢用Rituals)。

下面是一个例子

morning ritual omnifocus

 

 

现在选择你的行动组(Morning Ritual步骤)并且按检查按钮或者SHIFT+COMMAND+I来停止变换数据(pull up the meta data)。确保你标记为“标记当天完成的最后一项”。并重复设置为“完成最后一个项时标记为完成”。然后设置重复事项为“1天”并且每天重复它(每天早上)。这就ok了!

meta data Omnifocus
Just make sure to tick the box and set it to repeat every day.
If you use a mindmap to store your goals, you can drag the mindmap inside the step of “Review Goals” so it becomes an attachment to that task. Each time you reach that step it will be really easy to open your mindmap.

 

 

现在每天早上开始你的OmniFocus任务,只需要开始这个清单—不要忘了做目标回顾!

下一个行动

  1. 如果你还没有准备好,找出你的目标。
  2. 在你打开你的任务管理程序前—回顾你的目标。